Planung - ally bc GmbH

Automatisierte Nachbestellung

Henri — Wed, 03 Dec 2025 14:11:59 +0000

Warum Forecasting?

Forecasting von Beständen bzw. Bestandsveränderungen im E-Commerce is King. Wer erahnt, was passiert, kann handeln. Je nach Lieferschwierigkeit und Vorlaufzeit vom Lieferanten machen hier unterschiedliche Methoden Sinn. Für sehr kurze Lieferzeiten verwende ich gern ein SPDA-Verfahren (Sales per Day Available), wie es in einem internen Konzeptpapier skizziert wird.

In der dynamischen Welt des E-Commerce und des Einzelhandels ist eine präzise Nachbestellung entscheidend, um Überbestände zu vermeiden, Ausverkäufe zu minimieren und die Kundenzufriedenheit hochzuhalten. Dazu möchte ich einen Algorithmus von uns vorstellen, der für Szenarien mit schnellen Liefergeschwindigkeiten und kurzen Vorlaufzeiten von Lieferanten entwickelt ist. Er ermöglicht es, kontinuierlich und bedarfsgerecht bei Großhändlern nachzuordern. Der Algorithmus berücksichtigt nicht nur historische Verkaufsdaten, sondern integriert eine Vielzahl von Faktoren, um genaue Prognosen zu erstellen. Ideal für Branchen mit saisonalen Produkten wie Outdoorprodukte oder Fahrzeugteile, wo Nachfrageschwankungen häufig sind, reduziert er manuelle Eingriffe und optimiert den Cashflow.

Was macht der Algorithmus?

Der Algorithmus berechnet automatisch die optimale Nachbestellmenge (Reorder Amount) für jedes Produkt, basierend auf einer umfassenden Analyse von Verkaufs- und Verfügbarkeitsdaten. Im Kern geht es darum, die zukünftige Nachfrage vorherzusagen und den aktuellen Lagerbestand anzupassen, um Engpässe zu vermeiden. Wichtige Innovationen im Vergleich zu traditionellen Methoden, wie sie in Standard-ERP- oder Lagerverwaltungssystemen vorkommen:

Berücksichtigung multipler Zeiträume: Statt sich nur auf die letzten 30 oder 120 Tage zu beschränken, wie es häufig in Standard ERP/Lager-Systemen gemacht wird, analysiert der Algorithmus Verkaufsdaten über mehr als 10 Perioden (von 1 Woche bis zu 2 Jahren). Dabei wird die tatsächliche Verfügbarkeitsdauer des Produkts in den Shops einbezogen, um verzerrte Werte durch Ausverkäufe zu korrigieren. Man berücksichtigt also nur Verkäufe, wenn das Produkt auch verfügbar war – das klingt trivial, wird aber häufig missachtet.
Integration eingehender Bestellungen: Bereits laufende Nach- oder Vorbestellungen (Re- und Preorders) werden abgezogen, abhängig von der Lieferzeit des Lieferanten und dem geplanten Lieferdatum, um Überbestellungen zu verhindern.
Anpassung an Rücksendungen: Die prognostizierte Menge wird um erwartete Retouren reduziert, basierend auf Rücksendequoten der letzten Wochen (z. B. 100 % für die letzten 7 Tage, 70 % für 8–14 Tage, 30 % für 15–21 Tage). Der Hintergrund: Kunden retournieren Ware nicht sofort, sondern innerhalb eines Zeitraums.
Mindestmengen und Rundung: Mindestbestellgrößen, Verpackungseinheiten und Orderwerte werden eingehalten. Wenn der Mindestwert fast erreicht ist, rundet der Algorithmus auf, um Kosten zu optimieren – andernfalls bleibt die Originalmenge.

Zusätzlich können weitere spezielle Use Cases abgebildet werden, wie der Bedarf für physische Stores, die Behandlung von Produktbündeln, das Ignorieren alter offener Bestellungen oder technische Korrekturen für Lagerprobleme. Diese sind jedoch nicht für jeden Kunden relevant und werden bei Bedarf angepasst.

Wie funktioniert der Algorithmus im Detail?

Der Algorithmus läuft täglich und vergleicht Bestand mit prognostiziertem Bedarf. Sobald der Bestand unter einen Trigger (Mindestbestand) fällt, wird die Nachbestellmenge berechnet. Die Kernformel lautet vereinfacht:

Estimated Amount (VT)=−Stock−ExpReturn + Prediction(LvL) + Demand-Based Sales Prediction x VT

Stock: Verfügbarer Lagerbestand = Gesamtbestand – Gesperrter Bestand – Reservierter Bestand.
Expected Returns: Gewichtete Retourenprognose basierend auf Verkauf der letzten 21 Tage.
Demand-Based Sales Prediction: Die vorhergesagte Menge, abhängig von der Datenqualität (siehe unten).
VT (Vorhaltezeit): Die Anzahl der Tage, für die Bestand vorgehalten werden soll.

Der zentrale Teil ist die Demand-Based Sales Prediction, die auf zwei Werten basiert:

SPDA (Sales per Day Available): Verkaufszahlen geteilt durch Verfügbarkeitstage (z. B. SPDA28 = „Wie viele Verkäufe hatten wir pro Tag in den letzten 28 Tagen, wenn der Artikel verfügbar war?“).
AVA (Availabilty): Verfügbarkeit des Artikels = Verfügbarkeitstage geteilt durch Periodendauer in Tagen (z. B. AVA28 = „Wie viele Tage war der Artikel in den letzten 28 Tagen verfügbar?“).

Um Out-of-Stock-Situationen zu handhaben, folgt ein schrittweiser Prozess (Level), der Perioden prüft und bei unzureichender Verfügbarkeit auf konservative Schätzungen (höhere Level) zurückgreift.

Beispielhafte Darstellung

Dieser Ansatz geht schrittweise von Level 0 beginnend zum nächsten, bis ein passendes Level gefunden ist, um Risiken bei schlechter Datenlage zu minimieren, und wird mit frischen Daten präziser.

Um das Verfahren weiter zu automatisieren, braucht es noch einen Mindestbestand, der bei Unterschreitung eine Order auslöst – da wir sonst permanent alle Artikel bei kleinsten Veränderungen bestellen würden. Hier kann man komplexere Verfahren aus dem SCM-Bereich anwenden. Wir verwenden jedoch ein einfaches Verfahren und gehen davon aus, dass wir mindestens einmal pro Woche nachordern. Die Formel lautet: MB = (L + ET + 7/BFW) * SPDA

L: Durchschnittliche Lieferzeit in Tagen.
ET: Durchschnittliche Einlagerungszeit.
BFW: Bestellfrequenz pro Woche.

Beispiel: Bei 3,5 Tagen Lieferzeit, 0,8 Tagen Einlagerungszeit und einmal pro Woche Bestellfrequenz (BFW=1): MB = (3,5 + 0,8 + 7/1) * SPDA = 11,3 * SPDA

Sobald der Bestand weniger als das 11,3-Fache des jeweiligen SPDA beträgt, wird ein Bestellvorschlag für den Artikel ausgegeben.

Was passiert also konkret? Ein System errechnet täglich die SPDA- und AVA-Werte von Artikeln und gleicht Bestand und Bedarf ab. Wenn der Bedarf für die nächste Periode größer als der Bestand ist, kommt es zur Ausgabe der optimalen Nachordermenge.

Umgang mit Saisonpeaks

Um die Problematik von Artikeln mit Saisonpeaks zu lösen, malt der Algorithmus eine Kurve über das Jahr basierend auf den Absätzen der zugehörigen Warengruppe. Dabei analysiert man den wöchentlichen Verlauf der letzten 52 Wochen (ein Jahr) und berechnet wiederkehrende Muster, wie Deltas von Woche zu Woche. So weiß man im Voraus, was in den nächsten Wochen passiert – z. B. dass Ende November ein Black Friday Impact kommt. Diesen Faktor baut man als Korrekturfaktor ein, der die prognostizierte Nachfrage multipliziert oder adjustiert.

Als Extrembeispiel sei hier der Weihnachtsbaum genannt: Mitte Dezember würde man in den letzten Wochen massive Verkäufe sehen. Aber aus dem Saisonverlauf wird klar, dass spätestens nach dem 24. Dezember keine Weihnachtsbäume mehr verkauft werden. Der Korrekturfaktor würde damit jegliche Vorschläge auf 0 korrigieren.

Anwendung und Vorteile

Dieses Verfahren eignet sich perfekt für Lieferanten mit hoher Zuverlässigkeit und kurzen Lead Times, da es permanente, kleine Nachbestellungen ermöglicht – ohne große Vorräte binden zu müssen. In der Praxis führt es zu einer Reduzierung von Out-of-Stocks um bis zu 30 % (basierend auf internen Tests), geringeren Lagerkosten und schnellerer Reaktion auf Marktschwankungen. Durch die Integration von Lieferzeit-Varianzen und Saisonalitätskorrekturen wird der Algorithmus robuster gegen Unsicherheiten, was besonders in volatilen Märkten wie dem Handel mit Outdoorprodukten oder Fahrzeugteilen von Vorteil ist.

Überbestand und Out of Stock kann richtig kosten. Je näher der Bestand am tatsächlichen Bedarf, umso besser der Cashflow.

Du kannst solche Algorithmus selbst mit Tools wie KNIME umsetzen, oder wir übernehmen das für euch. Die meisten Plattformen, einschließlich Shopify, nutzen Datenfeeds, die eine schnelle Analyse und Rückführung von Daten ermöglichen. So lassen sich sogar ältere Systeme mühelos „smart“ machen. Die Berechnungen können wahlweise auf unseren Servern oder direkt in eurer Infrastruktur ablaufen.

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5 Wichtige Fragen, die ein CFO beantworten kann

Sabine — Sat, 08 Mar 2025 10:26:22 +0000

Ein Unternehmen zu führen, ist komplex – und mit dem Wachstum wird es nicht einfacher. Während man anfangs noch jedes Detail kannte, hat sich das mit der Zeit wahrscheinlich verändert.

Mit zunehmender Größe wächst auch die Notwendigkeit, Fachleute für verschiedene Bereiche an Bord zu holen – sei es für Marketing, operative Prozesse oder Finanzen. Ein CFO spielt dabei eine zentrale Rolle. Dennoch verzichten viele Unternehmer auf diese Investition, weil sie den direkten Einfluss auf den Umsatz nicht sofort erkennen. Stattdessen verlassen sie sich auf Buchhalter oder Controller – doch das reicht oft nicht aus.

Ein erfahrener CFO versteht nicht nur die Finanzlage des Unternehmens, sondern auch, wie strategische Ziele erreicht werden können. Was das konkret bedeutet? Diese fünf Fragen zeigen es – kannst du sie beantworten? Ein CFO kann es garantiert.

1. Wie sieht der langfristige Finanzplan aus?

Laut einer aktuellen Studie haben nur 35 % der Unternehmen eine langfristige Wachstumsstrategie. Falls diese Frage ins Grübeln bringt, ist das nicht ungewöhnlich.

Ein CFO ist genau darauf spezialisiert: Er analysiert die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens, definiert mit der Geschäftsführung die strategische Ausrichtung und Wettbewerbsvorteile und bespricht geschäftliche sowie persönliche Ziele der Inhaber.

Die Vorteile einer klaren Finanzstrategie:

Klar definierte Umsatz- und Gewinnziele
Bessere Kontrolle über Investitionen und Kosten
Vermeidung finanzieller Engpässe durch frühzeitige Planung

Die eigentliche Stärke eines CFOs liegt darin, all diese Elemente mit den Zahlen des Unternehmens zu verknüpfen und eine klare finanzielle Roadmap zu entwickeln, die sicher zum Ziel führt.

2. Welche Umsatz- und Gewinnquellen treiben das Unternehmen an – und welche bremsen es aus?

Viele Unternehmer wissen, welche Produkte, Dienstleistungen oder Kunden die größten Umsätze bringen. Doch die eigentliche Frage ist: Welche davon sind wirklich profitabel?

Oft wird unterschätzt, wie stark die Kosten für bestimmte Kunden oder Produkte die Margen auffressen – und in manchen Fällen bleibt am Ende kaum ein Gewinn übrig.

Ein CFO kann helfen, indem er:

Umsatz- und Gewinnquellen detailliert analysiert
Klare Profitabilitätskennzahlen erarbeitet
Schwachstellen identifiziert und gezielte Lösungen entwickelt

Ein CFO zeigt genau, welche Bereiche das Wachstum vorantreiben und welche das Unternehmen ausbremsen. Diese Erkenntnisse sind essenziell, um gezielt in die richtigen Kunden, Produkte oder Dienstleistungen zu investieren – und unrentable Bereiche konsequent zu hinterfragen.

3. Gibt es neue Märkte, die für Umsatz- und Kundendiversifikation erschlossen werden sollten?

Viele Unternehmer denken ständig über die Zukunft des Unternehmens nach. Doch wenn man tief im Tagesgeschäft steckt, bleibt oft wenig Zeit, neue Marktchancen aktiv zu identifizieren.

Ein externer CFO bringt hier eine neue Perspektive. Mit Erfahrung aus anderen Branchen und Unternehmen können Markttrends erkannt, Wachstumschancen aufgezeigt und das Geschäftsumfeld mit einem objektiven Blick analysiert werden.

Potenzielle neue Märkte könnten sein:

Expansion in geografisch neue Regionen
Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen
Diversifikation in neue Kundensegmente

Ein CFO hilft, Chancen frühzeitig zu erkennen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um das Wachstum nachhaltig zu fördern.

4. Gibt es eine Strategie für anorganisches Wachstum?

Viele Unternehmen haben klare Strategien für organisches Wachstum – sei es durch effizientere Prozesse, höhere Margen oder den Ausbau des Vertriebs. Doch das Potenzial von anorganischem Wachstum durch Übernahmen (M&A) wird oft unterschätzt.

Warum M&A eine Wachstumschance ist:

Schneller Marktzugang
Zugang zu neuen Technologien und Know-how
Synergieeffekte und Kosteneinsparungen

Gezielte Zukäufe können das Wachstum erheblich beschleunigen. Allerdings ist der falsche Deal oft teurer als gar kein Deal: Schlechte Akquisitionen binden Kapital, stören den laufenden Betrieb und bringen zusätzliche Risiken mit sich.

Ein CFO kann eine systematische M&A-Strategie entwickeln, um Übernahmen gezielt vorzubereiten und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Außerdem spielt er eine Schlüsselrolle bei der Due Diligence und Vertragsverhandlungen, um Risiken zu minimieren und Synergien zu maximieren.

5. Welche Ziel-KPIs gibt es für Liquidität, Rentabilität und Wachstum?

Ein guter CFO kennt die entscheidenden Kennzahlen eines Unternehmens genau. Er entwickelt nicht nur die strategische Finanzplanung, sondern definiert auch klare KPIs, die den Erfolg messbar machen – von Liquiditätskennzahlen bis hin zu Wachstumszielen.

Wichtige Finanz-KPIs sind:

Liquidität: Cashflow, kurzfristige Verbindlichkeiten
Rentabilität: Gewinnmarge, Umsatzrendite
Wachstum: Umsatzsteigerung, Marktanteil

Diese Zahlen helfen, Fortschritte zu verfolgen und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen, falls sich das Unternehmen in eine riskante finanzielle Lage bewegt. Mit diesen Daten gibt es ein klares Steuerungsinstrument, um das Geschäft sicher in die Zukunft zu führen.

Ein CFO hilft, das Unternehmen auf nachhaltiges Wachstum auszurichten

Falls einige dieser Fragen schwer zu beantworten waren, ist das kein Grund zur Sorge. Aber es gibt eine Lösung: Ein erfahrener CFO – ob in Vollzeit oder als externer Berater – kann strategische Orientierung geben, neue Wachstumschancen aufzeigen, unrentable Geschäftsbereiche identifizieren und die richtigen KPIs für langfristigen Erfolg setzen.

Falls eine Vollzeitstelle nicht infrage kommt, ist ein externer CFO eine flexible und kosteneffiziente Möglichkeit, um genau die Finanzexpertise ins Unternehmen zu holen, die für nachhaltiges Wachstum notwendig ist.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

1. Was macht ein CFO genau?

Ein CFO analysiert die Finanzlage, entwickelt Wachstumsstrategien und optimiert die Profitabilität.

2. Wie hilft ein CFO, die Rentabilität zu steigern?

Ein CFO analysiert die Umsatz- und Gewinnquellen und identifiziert Bereiche mit Verbesserungspotenzial, um die Margen zu optimieren.

3. Wann lohnt es sich, einen CFO einzustellen?

Wenn die Finanzkomplexität steigt oder strategische Entscheidungen anstehen, ist ein externer CFO eine gute Lösung.

4. Was ist der Unterschied zwischen organischem und anorganischem Wachstum?

Organisches Wachstum erfolgt durch Prozessoptimierung, anorganisches Wachstum durch Übernahmen.

5. Welche Vorteile bietet ein externer CFO?

Ein externer CFO bringt objektive Marktkenntnisse und Flexibilität, ohne die Fixkosten eines Vollzeit-CFOs zu verursachen.

6. Wie kann ein CFO die Finanzstrategie verbessern?

Durch die Analyse der Finanzlage, die Definition von KPIs und die Entwicklung von Strategien zur Rentabilitäts- und Wachstumssteigerung.

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Warum ein Budget wichtiger ist denn je

Sabine — Sun, 02 Mar 2025 17:38:27 +0000

Wir haben mit vielen jungen Unternehmen gesprochen, die oft gar kein Budget haben – oder höchstens ein Budget für die GuV, in dem lediglich Umsätze und Kosten geplant werden. Was jedoch fehlt, ist eine integrierte Planung, die auch die Bilanz und die Cashflow-Rechnung berücksichtigt.

Dabei ist ein solides Budget unverzichtbar, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Warum? Ein gut durchdachtes Budget dient als Roadmap, um deine Ziele zu erreichen und dein Unternehmen erfolgreich zu steuern.

Hier erfährst du, warum Budgetierung unverzichtbar ist und wie du einen klaren Plan für dein Unternehmen entwickeln kannst.

Warum ein Budget unverzichtbar ist

Ein Budget hilft nicht nur dabei, die finanzielle Lage eines Unternehmens zu kontrollieren, sondern auch gezielt auf Wachstum und Stabilität hinzuarbeiten.

1. Wirtschaftliche Unsicherheiten meistern

Ein Budget hilft dir, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen, Ressourcen gezielt einzusetzen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Volatilität ist es entscheidend, dein Budget regelmäßig zu überprüfen, um finanzielle Stabilität sicherzustellen.

2. Wachstumspotenziale nutzen

Ein Budget gibt dir die Möglichkeit, Wachstumschancen zu identifizieren und gezielt in Bereiche zu investieren, die maximale Renditen bieten.

3. Finanzielle Stabilität erhöhen

Ein klarer finanzieller Rahmen erlaubt es dir, Einnahmen, Ausgaben und Cashflows im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass dein Unternehmen stabil und widerstandsfähig bleibt.

Häufigere Budgetüberprüfungen ermöglichen es dir, rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen.

4. Verantwortung und Kontrolle stärken

Mit einem Budget setzt du klare finanzielle Ziele, kannst Fortschritte messen und förderst die Verantwortlichkeit in deinem gesamten Unternehmen.

5. Bessere Entscheidungen treffen

Ein detailliertes Budget liefert die finanziellen Daten, die du für fundierte Entscheidungen zu Preisen, Investitionen und operativen Ausgaben brauchst.

Was du für ein effektives Budget benötigst

Ein erfolgreiches Budget basiert auf einer Vielzahl von Datenquellen:

1. Vergangene Budget und Ist-Zahlen aus der Buchhaltung

Analysiere, ob frühere Budgets mit den damaligen Unternehmenszielen übereinstimmten und ob diese Ziele erreicht wurden.

Die Ist-Zahlen aus der Buchhaltung sind besonders wichtig, da sie einen realistischen Einblick in die tatsächliche finanzielle Performance des Unternehmens geben.

Diese Zahlen helfen, Abweichungen zwischen Planung und Realität zu erkennen und bilden eine solide Grundlage für das neue Budget, das mit weiteren Daten ergänzt werden kann.

2. KPIs analysieren

Schlüsselkennzahlen helfen dir, Maßnahmen abzuleiten, um diese Werte zu verbessern.

Diese können Kosten erhöhen oder senken und haben Einfluss auf deine Umsatzprognosen.
Wenn z. B. ein Umsatzwachstum erwartet wird, könnten zusätzliche Investitionen in Lagerbestände, Produktionskapazitäten oder Kundensupport erforderlich sein.

3. Umsatzprognosen nutzen

Wenn du Wachstumsinitiativen planst – sei es durch höhere Marketing- und Vertriebsbudgets, neue Produkte oder die Erschließung neuer Märkte –, sollten die zu erwartenden Kosten und Erträge in dein Budget einfließen.

4. Interne und externe Faktoren berücksichtigen

Trends bei Arbeits-, Material- und Beschaffungskosten sowie allgemeine Markt- und Branchentrends müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Ein realistisches Budget berücksichtigt sowohl interne Kostenstrukturen als auch externe Marktbewegungen.

Mehrere Budgets für verschiedene Szenarien

Um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, solltest du für dein Unternehmen mehrere Budget-Szenarien erstellen:

Best Case: Optimistisches Szenario für starkes Wachstum.
Worst Case: Konservatives Szenario für schwierige Marktbedingungen.
Base-Case: Realistisches Szenario als Basis.

Diese Szenarien helfen dir, auf verschiedene Marktentwicklungen vorbereitet zu sein und schnell zu reagieren.

Ein klarer Budgetierungsprozess ist entscheidend

Ein gut strukturierter Budgetierungsprozess ist unverzichtbar, um präzise und realistische Budgets zu erstellen. Dabei solltest du folgende Fragen berücksichtigen:

Wer ist beteiligt?
Ein CFO oder eine erfahrene Führungskraft sollte den Prozess leiten.
Welche Systeme werden genutzt?
Die Auswahl der Tools (Excel ist oft völlig ausreichend) ist entscheidend für die Effizienz.
Welche Informationsquellen werden herangezogen?
Dazu gehören Marktdaten, Branchentrends und interne Kennzahlen.
Wer überwacht das Budget?
Entscheide im Voraus, welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn das Budget angepasst werden muss – z. B. bei verfehlten Umsatzprognosen.

Dein Budget muss flexibel bleiben

Kein Budget ist in Stein gemeißelt. Es ist ein dynamisches Werkzeug, das regelmäßig überprüft und an die realen Ergebnisse angepasst werden muss. Nur so bleibt dein Unternehmen agil und handlungsfähig.

Ein flexibles Budget ermöglicht es dir, auf Marktveränderungen schnell zu reagieren und Chancen zu nutzen.

Dein Budget und deine strategischen Ziele in Einklang bringen

Das Budget sollte immer direkt auf die strategischen Ziele deines Unternehmens abgestimmt sein.

Gleichzeitig hilft es dir, zu prüfen, ob diese Ziele realistisch und umsetzbar sind. Dein Budget und dein strategischer Plan müssen Hand in Hand gehen, um den Erfolg deines Unternehmens sicherzustellen.

Bereit, dein Budget auf das nächste Level zu bringen?

Ein erfahrener CFO kann dir dabei helfen, deine Budgetierungsprozesse zu optimieren oder auch zu implementieren, realistische Prognosen zu erstellen und deine finanziellen Ziele mit deiner Unternehmensstrategie zu vereinen.

Lass uns gemeinsam deine Finanzplanung gestalten und die Grundlage für ein erfolgreiches Jahr schaffen. Kontaktiere uns für eine Beratung und erfahre, wie ein externer CFO dein Budget in ein leistungsstarkes Werkzeug für dein Unternehmen verwandeln kann!