Budgetierungsprozess

Was ist der Budgetierungsprozess?

Der Budgetierungsprozess beschreibt den strukturierten Ablauf der Planung, Abstimmung und Freigabe eines Budgets innerhalb eines Unternehmens. Er definiert, wer was plant, welche Daten erforderlich sind und wie aus Annahmen konkrete Zahlen werden.

Ein effizienter Budgetierungsprozess sorgt dafür, dass das Unternehmen zielgerichtet steuern kann, Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden und Planung, Controlling und Maßnahmenumsetzung nahtlos ineinandergreifen.

Ziel des Budgetierungsprozesses

• Planung von Einnahmen, Ausgaben, Investitionen und Ergebnissen

• Klare Zielvorgaben für einzelne Abteilungen oder Projekte

• Schaffung von Verbindlichkeit und Transparenz

• Grundlage für Soll-Ist-Vergleiche und Steuerung

Typische Phasen im Budgetierungsprozess

Ein Budgetierungsprozess gliedert sich meist in die folgenden Schritte:

1. Top-Down-Vorgaben definieren

Die Geschäftsführung legt Unternehmensziele, strategische Leitplanken und ggf. Zielkennzahlen (z. B. Umsatzziele, Kostenquote) fest.

2. Annahmen & Planprämissen festlegen

Makroökonomische Daten, Markttrends, interne Ressourcen oder Preisentwicklungen werden als Planbasis definiert.

3. Bottom-Up-Planung der Fachbereiche

Abteilungen oder Teams planen detailliert ihre Budgets – z. B. Personalaufwand, Projektbudgets, Marketingausgaben.

4. Abstimmung & Iterationen

Vorschläge werden aufeinander abgestimmt und in mehreren Feedbackrunden (oft „Knetrunden“ genannt) harmonisiert.

5. Finalisierung & Freigabe

Das finale Budget wird verabschiedet – ggf. durch Geschäftsführung, Finanzleitung oder Beirat.

6. Integration in Reporting & Forecast

Das verabschiedete Budget dient als Referenzwert im monatlichen Reporting und Forecasting.

Beteiligte Rollen

• Geschäftsführung / CEO: Strategische Ziele, Entscheidungsvorlage

• CFO / Controlling: Koordination des Prozesses, Methodik, Konsolidierung

• Fachabteilungen: Planung der operativen Budgets

• Beirat / Gesellschafter: Prüfung & Freigabe (optional)

Methoden im Budgetierungsprozess

Je nach Unternehmensgröße und Kultur unterscheiden sich die Ansätze:

Tools und Best Practices

• Templates für einheitliche Planung (z. B. Excel, Power BI, Planungssoftware)

• Klare Deadlines, Zeitplanung und Verantwortlichkeiten

• Dokumentation von Annahmen

• Integration in Reporting- & Forecast-Systeme

Fazit

Ein strukturierter Budgetierungsprozess sorgt für Transparenz, Effizienz und Steuerungsfähigkeit. Er hilft, Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten – und schafft die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.