Solid E-Com CFO – das CFO Playbook!

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Finanzen, Einkauf und Prozesse – Wir stärken den Kern deines E-Com!

Du willst wissen, was in deinem E-Com gehen kann?

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Dieses Playbook zeigt dir, wie du dein E-Commerce-Business stabil, profitabel und steuerbar aufstellst – besser als der Markt. Ein klarer, praxisnaher Guide für typische E-Com-Probleme – chaotische Buchhaltung, fehlende Transparenz, teurer Einkauf, Liquiditätsdruck.

Du kannst alles selbst umsetzen – Schritt für Schritt.

Aber wenn du Tempo willst: Wir durchleuchten deinen Laden in 30 Tagen und optimieren danach gemeinsam -> CFO-as-a-Service-Modell.

  

Warum CFO as a Service?

Im E-Com fließt ständig Geld: Ware, Dienstleistungen, Marketing, Versand, Steuern. Ohne stabile Basis verlierst du schnell den Überblick und damit Marge, Cash und Handlungsfähigkeit.

Ein CFO sorgt für ein klares System:

Transparenter Cashflow

Klare Kosten- und Margenstruktur

Entscheidungsgrundlage: „Was ist der nächste sinnvolle Schritt?“

Wenn du (noch) kein Budget für einen CFO hast, nutzt du dieses Dokument als Schritt-für-Schritt-Plan und baust die Struktur selbst.

 

Schritt 1: Die Basis

Ohne verlässliche Zahlen gibt es keine sauberen Analysen und damit keine guten Entscheidungen.

Die Basis besteht aus drei Teilen: Buchhaltung, Jahresabschluss, Stammdaten.

1. Buchhaltung – das Fundament

7 Gründe warum deine BuHa nicht läuft

Klingt trocken, ist aber der Kern von allem.

Der Satz „Der Steuerberater macht das schon“ ist im E-Com gefährlich, nicht weil Steuerberater schlecht sind, sondern weil ihnen euer internes Wissen fehlt. Fehler entstehen immer dann, wenn Informationen nicht ankommen oder unvollständig sind.

Damit deine Zahlen verlässlich sind, muss Folgendes stimmen:

EB-Werte (Eröffnungsbilanzwerte)

• • Sind alle EB-Werte korrekt übertragen?

Warenbestand

• • Sind die Bestände vollständig und richtig gebucht?
  • Hat der Steuerberater die Werte für alle Lagerstandorte erhalten (Shop, 3PL, Amazon, externe Lager)?
  • Gibt es Abwertungen, wo sie nötig sind?
  • Werden Bestände monatlich korrekt verbucht?
  • Gibt es Lagerbestände, von denen der Steuerberater nichts weiß?

Anzahlungen an Lieferanten

• • Sind Anzahlungen korrekt erfasst?
  • Passen Aufwand und tatsächlicher Wareneingang zusammen?
  • Hat der Steuerberater alle Infos?

Anlagevermögen

• • Werden Abschreibungen monatlich gebucht?
  • Macht ihr mindestens einmal jährlich eine Anlageninventur?

Sonstige Forderungen / Verbindlichkeiten

• • Sind die Konten sauber? (aufgeräumt und ausgeziffert)
  • Wisst ihr auf Einzel-Positionsebene, worum es sich handelt und wann es fällig wird?

OPOS (Debitoren / Kreditoren)

• • Wie sieht OPOS aus? Gibt es eine hohe Anzahl an offenen/ unausgeglichenen Positionen die schon älter sind als 1 Monat?
  • Gibt es Ausgangsrechnungen die nicht bezahlt sind und eigentlich bezahlt sein sollten?
  • Gibt es Zahlungen für Eingangsrechnungen aber die Rechnung ist noch nicht gebucht?
  • Viele offene Kleinstbeträge?

Rückstellungen

• • Sind Rückstellungen gebildet für:
    • Retouren
    • Fehlende Warenrechnungen oder sonstige Leistungen?
    • Boni für Mitarbeitern
    • Urlaub
    • Gewährleistung
    • BG/ Schwerbehindertenabgabe

Gehaltskonten:

• • Sind die Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt vollständig ausgeglichen?
  • Sind die Verbindlichkeiten zur Sozialversicherung bis auf die Beträge aus freiwilligen Versicherungen ausgeglichen (diese werden regulär erst im Folgemonat abgebucht)?
  • Ist bei der Lohnsteuer nur der Betrag offen, der für den aktuellen Monat im Folgemonat abgebucht wird?
  • Sind die Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung (z. B. VL) ausgeglichen?

Umsatzsteuer

• • Gibt es offene Umsatzsteuermeldungen oder -zahlungen aus Vorjahren?
  • Wurde OSS (falls relevant) vollständig und korrekt gemeldet?
  • Gibt es Abweichungen zwischen gemeldeten Umsätzen und Zahlungsströmen?

  Regel: Wenn die Bilanzkonten sauber sind, ist die GuV meist korrekt. Umgekehrt gilt das nicht.

 

2. Jahresabschluss

• Ist der Abschluss des letzten Jahres fertig?
• Falls nicht: Priorität hochsetzen.
  Ihr braucht verlässliche Vorjahreszahlen für Planung, Finanzierung, Banken, interne Steuerung.
• Auch kleine und mittlere Firmen sollten bis Ende März des Folgejahres fertig sein.
• Veröffentlichen müsst ihr ihn zu diesem Zeitpunkt nicht, aber fertig sein sollte er.
• Banken werten es als starkes Signal: „Die Firma hat die Finanzen im Griff.“

 3. Stammdaten (Artikelstammdaten)

Viele Probleme im Einkauf, Reporting oder in der Marge kommen nicht aus der Buchhaltung, sondern aus unklaren Stammdaten.

• •  Wenn es keine klare Datenquelle gibt, passiert Folgendes:
    • Dinge werden doppelt gepflegt
    • Infos widersprechen sich
    • Auswertungen sind falsch
    • Entscheidungen basieren auf fehlerhaften Daten
  • Warum das so wichtig ist:
    • Jeder arbeitet mit denselben EK-Werten und denselben Anschaffungsnebenkosten.
    • Klare Zuordnung zu Warengruppen.
    • Jede SKU hat genau eine EAN und jede EAN nur eine SKU (alles andere ist Chaos).
    • Man weiß, seit wann ein Artikel aktiv ist.
    • Man sieht sofort, ob etwas Topseller oder Auslaufartikel ist.
  • Single Source of Truth
    • Idealfall: ein PIM-System + Warenwirtschaftssystem
    • Wenn kein PIM: klare Entscheidung, wo die Wahrheit liegt (Shopify / Excel / Google Sheet / ERP).
    • Hauptsache: ein Ort, der von allen genutzt wird und alle darüber Bescheid wissen.

 Wenn man hier Klarheit hat, geht’s weiter mit Schritt 2:

 

Schritt 2: Reporting – State of the Art für E-Com

 Viele sagen: „Ich bekomme doch die BWA vom Steuerberater, reicht das nicht?“

Nein! Zu grob, zu spät, zu unflexibel.

 Warum die Steuerberater-BWA nicht reicht

• • Keine Bilanz
  • Keine Cashflow-Rechnung
  • Kein Drilldown auf Positionsebene möglich
  • Unklar, welche Konten in welcher Kostenposition stecken
  • Mapping kann nur mit dem Steuerberater angepasst werden
  • Keine Budgetwerte
  • Keine E-Com-spezifische Struktur

Fazit: Für echte Steuerung ist die BWA ungeeignet. Sie reicht für den Steuerberater, aber nicht für dein Business.

 

1. State-of-the-Art Monatsreporting

Ein gutes Reporting zeigt dir jeden Monat Status, Abweichungen und Risiken.

Es besteht aus P&L, Bilanz, Cashflow, KPIs und Kommentar.

 

• • P&L (GuV)
    • Vergleiche immer:

Aktueller Monat vs. Budget vs. Vorjahr

Aktuelles Jahr (YTD) vs. Budget vs. Vorjahr

• • • Struktur der E-Com-P&L

Die GuV muss zu deinem Geschäftsmodell passen:

• • • • • Umsatz und COGS
        • Umsatz vor Retouren
        • Retouren
        • Umsatz nach Retouren
        • Wareneinsatz
        • Rohertrag

-> Anzeige von DB1 (wichtigste Steuerungsgröße)

• • • Variable Kosten
      • Logistikkosten
      • Payment Fees
      • Marketing (Paid Ads, Influencer, Creatives, sonstiges Marketing)
          -> Anzeige von DB2 & DB3
    • Fixkosten
      • Personal
      • Miete
      • IT Lizenzen
      • Legal/Consulting
      • Sonstiges

→ Alles mit Margen versehen, damit Abweichungen sofort sichtbar werden.

 

• •  Bilanz

• • • Vergleich ebenfalls:

Monat vs. Budget vs. Vorjahr

• • • Struktur kann an HGB angelehnt sein, vereinfacht, nach Euren Erfordernissen.
    • Relevante KPIs
      • DIO (Days Inventory Outstanding)
      • DPO (Days Payables Outstanding)
      • DSO (Days Sales Outstanding)
      • Eigenkapitalquote
      • Core Working Capital
      • Cash Conversion Cycle

Diese KPIs zeigen, wo Kapital gebunden ist und wo Optimierungsbedarf besteht.

 

• • Cashflow-Rechnung

• • • Vergleich ebenfalls:
      Monat vs. Budget vs. Vorjahr

Wichtig: Cashflow ≠ Liquiditätsforecast.

Cashflow zeigt, wo Geld in der Vergangenheit hin ist.

Der Liquiditätsforecast zeigt, ob dir in Zukunft Geld ausgeht.

Beides ist nötig.

 

• • Kommentar / Dokumentation

Ein Monatsreporting ist erst dann wirklich wertvoll, wenn es kommentiert wird:

• • • • Warum Abweichungen?
      • Welche Effekte?
      • Was bedeutet das für die nächsten Wochen?

Ideal als kurze PPT oder Abschnitt im Reporting.

Super hilfreich für:

• • • • interne Steuerung
      • Bankgespräche
      • M&A / Due-Diligence
      • Jahresplanung

 

• • Reporting-File sinnvoll aufsetzen

Wenn du dir das Leben leichter machen willst:

• • • • Eine Datei
      • Monatsscheiben für aktuelles Jahr + Vorjahr
      • Module: P&L, Bilanz, Cashflow
      • Struktur bleibt gleich → nur Daten aktualisieren

Das schafft Konsistenz und macht Planung später viel einfacher.

 

 

2. Organisation – So läuft ein Monatsabschluss sauber

Ein Monatsabschluss hat mehrere Beteiligte. Ohne festen Prozess wird’s chaotisch.

Ablauf

1. 1. 1. Vorbereitung der Buchhaltung (Belege, Infos, Korrekturen)
      2. Steuerberater bucht
      3. Ihr macht Review
      4. Steuerberater korrigiert
      5. Finale Bereitstellung der Daten
      6. Reporting erstellen

Wichtig

• • • Klare Verantwortlichkeiten
    • Klare Deadlines
    • Dokumentation des Ablaufs

Ziel:

Das Reporting bis spätestens zum 20. des Folgemonats fertig haben.
Wenn ihr erst mit der Umsatzsteuerfrist am 10. des Folge-Folgemonats eure Buchhaltung bekommt, ist das viel zu spät, um gegebenenfalls gegensteuern zu können.

 

 

3. Stakeholder – Wer das Reporting wirklich braucht

• • • Gründer / Geschäftsführung
    • Weitere Gesellschafter
    • Private Equity (falls im Boot)
    • Banken
    • Kreditversicherer
    • Zentralregulierer

Ein sauberes Reporting schafft:

• • • Vertrauen
    • Professionalität
    • bessere Ratings
    • bessere Finanzierungskonditionen

 

Tipp: Wenn euer interner Plan sehr ambitioniert ist, erstellt zusätzlich einen konservativen „Bankenplan“. Banken bewerten euch sonst nach euren eigenen Zielen und wenn ihr die verfehlt, wirkt das negativ.

 

4. Reporting File – das Set-Up

Es gibt viele fancy Tools, aber für 95% der E-Com-Firmen reichen:

• • • Excel
    • Power Query (Automatisierung)
    • PowerPoint (Kommentare/Monatsbericht)

Power-Query-Vorteile:

• • • Daten aktualisieren → Reporting per Knopfdruck
    • Einmal sauber gebaut → jeden Monat schnell und stabil

Hinweis: Eine detaillierte Anleitung für einen Monatsabschluss mit Power Query findest du auf unserer Website.

-> Monatsabschluss auf Knopfdruck

Jetzt, wo die Ist-Zahlen sauber stehen, baust du darauf die Planung für das kommende Jahr und grob für die nächsten 2–5 Jahre.

 

Schritt 3: Der Businessplan

1. Warum ein Budget?

Ein Budget ist der Zahlenplan für das kommende Jahr und zeigt, was das Unternehmen wirklich leisten kann. Ohne Budget gibt es keine klare Richtung.

Ein gutes Budget beantwortet:

• • Wie viel Wachstum ist realistisch?
  • Wie entwickelt sich der Rohertrag?
  • Können wir uns neue Mitarbeitende leisten?
  • Wo geben wir unnötig Geld aus?
  • Welche Ziele sind ambitioniert und welche unmöglich?

Wichtig:

• • Das Budget ist kein reines Finance-Thema.
  • Finance konsolidiert nur, der Input kommt aus allen Abteilungen.

Grundprinzip:

Integriertes System mit P&L, Bilanz und Cashflow.
Nur so entsteht später ein sauberer Liquiditätsforecast.
Viele Firmen planen nur die GuV und fliegen dann im Blindflug, wenn es um die Liqui-Planung geht.

 

2. P&L-Planung (GuV)

Du startest immer mit der GuV in Monatsscheiben, orientiert an der Struktur deines Reportings.

Umsatzplanung

Detaillierung der Planung abhängig je nach Geschäftsmodell:

• • • Warengruppen
    • Neukunden/Bestandskunden (Cohorten)
    • Launch-/Kollektionstermine
    • Kanäle: Shop, Marktplätze, Stores, Events, B2B/Retail

Wareneinsatz

• • • Eng gekoppelt an die Umsatzplanung
    • Marge pro Kanal / Warengruppe

Variable Kosten:

• • • Versand/ Logistik
    • Payment Fees

→ meist mit Run-Rate arbeiten, aber Sondereffekte berücksichtigen.

Marketingkosten

Meist größter variabler Block:

• • • Paid Ads – hier ggf. mit KPIs wie ROAS, CAC etc. den Wert ermitteln
    • Influencer
    • Creatives
    • Brand Marketing

→ Input aus Marketing Abteilung unerlässlich. Nur sie wissen, was geplant ist.

→ Wenn wesentlicher Block – nicht die Künstlersozialabgabe in der Planung vergessen.

Personalplanung

Würde ich immer auf Personenbasis planen, nicht mit Kostenquote:

• • • Bruttogehalt
    • Boni / Tantiemen
    • Sozialversicherung/ Arbeitgeberanteil
    • Urlaubsrückstellung
    • Auch sonstige Personalkosten planen lassen: wie Schulungen, Berufsgenossenschaft etc.)

Fixkosten:

Aus dem aktuellen Jahr ableiten:

• • • Miete
    • Software/ Lizenzen
    • Beratung
    • Versicherungen, Reisekosten etc.

Ergebnis: Die komplette GuV steht, mindestens bis EBITDA.

3. Bilanz

Die Bilanzplanung wirkt komplex, ist aber logisch aufgebaut und auch kein Hexenwerk.

Ausgangspunkt: Die letzte verfügbare Bilanz aus Deinem Reporting.

Dann planst du Monat für Monat:

Anlagevermögen

• • • E-Com ist meist nicht anlagenintensiv
    • CAPEX-Plan (z. B. Laptops, Büro, Ausstattung)
    • Abschreibung simulieren

Vorräte

• • • Anfangsbestand + Zugang – Abgang = Endbestand
    • Zugang = Einkaufsplanung
    • Abgang = Umsatz × Wareneinsatz
    • DIO als Hilfs-KPI möglich

Forderungen aus LuL

• • • Entwicklung über DSO (Wann wird Umsatz bezahlt?)

Verbindlichkeiten aus LuL

• • • Entwicklung über DPO (Zahlungsziel Lieferanten)

Sonstige Forderungen / Verbindlichkeiten

• • • Wesentlichen Einzelpositionen prüfen und entsprechend über die Monate entwickeln
    • Für alle übrigen, weniger relevanten Posten mit Puffer- bzw. Sammelposition arbeiten

Umsatzsteuer

• • • DE und Ausland (OSS) sauber simulieren
    • Vorsteuer berücksichtigen
    • Zahlzeitraum abbilden (z. B. Dauerfristverlängerung + 1–2 Monate)

Eigenkapital

• • • Anfangsbestand + Monatsergebnis

Cash

• • • Residualgröße → ergibt sich aus allen anderen Bilanzveränderungen

 

4. Cashflow

Die Cashflow-Planung besteht aus zwei Komponenten:

1. 1. 1. Indirekter Cashflow: rechnerisch aus der Bilanz ableitbar
      2. Direkter Cashflow: tatsächliche Einzahlungen minus Auszahlungen pro Monat

Indirekter Cashflow

Sobald die Bilanzplanung steht, lässt sich der indirekte Cashflow rechnerisch aus Bilanz und GuV ableiten:

• • • Ergebnis nach Steuern
    • Veränderung Vorräte
    • Veränderung Forderungen
    • Veränderung Verbindlichkeiten
    • Veränderung Rückstellungen
    • Cash-Flow aus Investitionen: Veränderung Anlagevermögen korrigiert um Abschreibungen

Damit zeigt der indirekte Cashflow:

• • • die Working-Capital-Effekte
    • woher Cash kommt bzw. wohin Cash abfließt

Direkter Cashflow (operativ)

Die operative Sicht:

Einzahlungen pro Monat
(Umsatzerlöse inkl. vereinnahmter Umsatzsteuer)

./.

Auszahlungen pro Monat
(Einkauf, Gehälter, Marketing, Tools, Steuern, Miete etc. inkl. Umsatzsteuer, unter Berücksichtigung der Zahlungsziele)

Der direkte Cashflow zeigt:

• • • wie viel Geld tatsächlich rein- und rausgeht
    • wie sich der Cash-Bestand monatlich entwickelt

Kontrollmechanismus:

Der Cash aus der Bilanzplanung sollte mit dem errechneten Cash-Bestand aus dem direkten Cashflow übereinstimmen.

 

Warum beide Rechnungen wichtig sind

Beide Ansätze müssen logisch zueinander passen.

Der indirekte Cashflow ist die Brücke zur Bilanz.

Der direkte Cashflow ist die Brücke zum Liquiditätsforecast.

Gemeinsam beantworten sie die zentrale Frage im E-Com:

„Geht uns irgendwann das Geld aus?“

 

 

5. Timing: Wann sollte der Businessplan stehen?

Die Kunst ist das richtige Timing:

• • Nicht zu früh → Plan wird unrealistisch
  • Nicht zu spät → Keine operative Steuerung

Best Practice: kurz vor Beginn des neuen Geschäftsjahres finalisieren

Hinweis zum Einkauf:

• • Einkauf plant oft Monate im Voraus
  • Ein guter Einkäufer kann aber schon mit einer groben Richtung arbeiten, bevor der finale Plan steht

Schritt 4: Liquiditätsplanung – Cash ist King

 Wenn der Businessplan steht und die indirekte Cashflow-Planung sauber aufgebaut ist, kannst du daraus den Liquiditätsforecast ableiten. Er zeigt dir, ob und wann Geld knapp wird  und ist damit eines der wichtigsten Steuerungsinstrumente im E-Com.

 

1. Wie detailliert sollte der Forecast sein?

 Das hängt von deinem Geschäftsmodell und deiner Cash-Situation ab:

• •  Bei entspannter Liquidität → Wochenbasis reicht aus.
  • Bei knapper Liquidität oder stark saisonalem Geschäft → Tagesbasis, besonders wenn Off-Season Einkauf die Banklinie belasten kann. Eine einzige große Warenrechnung kann sonst die Linie reißen – und genau das willst du vorher sehen.

 

2. Welches Tool soll ich verwenden?

-> Warum ich Excel + Power Query bevorzuge

 Viele Tools versprechen automatische Liquiditätsplanung. Ich bin kein Fan davon:

• • Die Datenqualität muss nahezu perfekt sein und das ist oft nicht der Fall (z. B. OPOS nur zu 80 % sauber).
  • Ich möchte die volle Transparenz, wie der Forecast berechnet wird.
  • Ich will die Annahmen selbst steuern.
  • Ich will nicht blind Daten in ein System kippen und ein Ergebnis bekommen, das ich nicht nachvollziehen kann.

Darum arbeite ich mit Excel + Power Query. Für kleine bis mittlere Unternehmen (bis ~600 Mio. Umsatz) ist das völlig ausreichend und sehr robust, wenn richtig aufgesetzt.

 

 

3. Wie sollte die Liquiditätsplanung dargestellt werden?

 Man möchte auf einen Blick erkennen, ob der Cash ausreicht oder ob sich ein Engpass abzeichnet. Die beste Darstellung dafür ist ein Liniendiagramm (der klassische „Zittergraph“).

 Ein guter Liqui-Graph zeigt drei Linien:
  

1. 1. Forecast-Linie

→ Wie entwickelt sich der geplante Cash-Bestand in den nächsten Wochen?

1. 2. Ist-Linie

→ Wie hat sich der Cash-Bestand tatsächlich entwickelt?

1. 3. Kontokorrent- bzw. „Todeslinie“

→ Die kritische Grenze. Sobald die Forecast-Linie dieser Linie nahe kommt oder sie kreuzt, musst du handeln.

  

Interpretation:

• • Dein Forecast zeigt: „Laufe ich in die Todeslinie?“
  • Die Ist-Linie zeigt: „War mein Forecast realistisch? Wie gut ist meine Forecast?“

 

 

4. Wie baust du den Forecast auf? – Grundstruktur

 Der Liquiditätsforecast folgt immer derselben Logik:

 Startpunkt:

Anfangsbestand an Cash

 

+ Einzahlungen pro Tag/Woche:

Umsatzzahlungen inkl. Umsatzsteuer

 

– Auszahlungen pro Tag/Woche:

• • •  Ware
    • Miete / Fuhrpark / Leasing
    • Personal
    • Lohnsteuer
    • CAPEX
    • sonstige Kosten
    • Umsatzsteuer (i. d. R. am 10. des Folgemonats)

 Wichtig:
Die Gliederung orientiert sich nicht an der P&L-Struktur, sondern an tatsächlichen Zahlungsterminen. Nur so wird der Forecast realistisch.

 Typische Zahlungszeitpunkte:

• • • Miete / Leasing → 1. des Monats
    • Personal → letzte Woche des Monats
    • Lohnsteuer → 15. des Folgemonats
    • Umsatzsteuer → 10. des Folgemonats
    • Wareneinkauf → je nach Zahlungsziel (Vorauszahlung, 30/60 Tage etc.)

Wenn du diese Zeitpunkte sauber abbildest, entsteht ein Forecast, der auch wirklich stimmt.

  

= End-Cash-Bestand

Für jeden  Tag oder jede Woche.
 Die Berechnung wird periodisch weitergeführt:
Der Endbestand einer Woche wird zum Anfangsbestand der nächsten Woche.

 Parallel führst du die Planung sowohl für die Ist-Zahlen als auch für das Budget/ Forecast. So erkennst du sofort Abweichungen.

Schritt 5: Echtzeit-Cockpit

Jetzt steht alles, was ein solides Fundament braucht:

• • Die Buchhaltung läuft.
  • Du bekommst Actuals – zwar zeitversetzt, aber zuverlässig.
  • Das Monatsreporting ist sauber und bankentauglich.
  • Der Businessplan gibt die Richtung vor.
  • Die Liquiditätsplanung sorgt dafür, dass du weißt, ob morgen ein Bankanruf droht oder nicht.

Was jetzt noch fehlt: Ein Blick auf das, was heute passiert.

• • Wie entwickeln sich die aktuellen Umsätze?
  • Wie sieht der laufende Rohertrag aus?
  • Wie steht der Cash heute, ohne die Liqui-Datei extra zu öffnen?

Alles an einem Ort.

Ein Dashboard ist dafür ideal.

1. Welche Live-Daten braucht ein E-Com-Cockpit?

Je nach Geschäftsmodell können weitere KPIs wichtig sein – aber diese gehören fast immer rein:

• • Umsatz nach Kanal (B2B, B2C, POS, Marktplätze) – pro Monat, vs. Budget, vs. Vorjahr
  • Gross Profit nach Kanal – pro Monat, vs. Budget, vs. Vorjahr
  • Marketingkosten pro Monat und Kanal – vs. Budget, vs. Vorjahr
  • Neukunden-/ Bestandskundenumsatz
  • Liquiditätsforecast (Kurzfrist-Sicht)
  • Cashbestand live – pro Konto, vs. Limit und Kontokorrent-Linie
  • Warenbestand inkl. Reichweite – vs. Budget, nach Warengruppen
  • Topseller und Flops
  • EBITDA – Actual, Budget, Vorjahr, Forecast

Damit hast du ein Echtzeit-Abbild vom Geschäft, unabhängig von der Buchhaltung.

 

2. Warum wir zunächst ein Excel-Dashboard empfehlen und erst später auf Power BI umsteigen

a) Phase 1: der pragmatische Weg

• • Starte „Quick & Dirty“ in Excel, damit du sofort etwas hast, mit dem du arbeiten kannst.
  • Sobald klar ist, welche Daten und KPIs wirklich relevant sind → Power BI oder Knime sauber und strukturiert aufbauen.
  • Excel + Power Query ist ideal für den Start: schnell, flexibel, einfach automatisierbar.

Warum nicht direkt Power BI?

• • Ein Power-BI-Dashboard braucht ein stabiles, sauberes, durchdachtes Datenmodell.
  • Wenn man das am Anfang „irgendwie“ baut, bleibt es auf Dauer „irgendwie“ – und ein nicht durchdachtes Datenmodell fällt einem früher oder später auf die Füße.
  • In Excel bekommst du schnell heraus:
    • welche Daten du wirklich brauchst
    • wie die Logik aussehen muss
    • welche Stammdaten fehlen
    • welche Quellen angebunden werden müssen

Warum geht es langfristig nicht in Excel?

• • Je mehr Daten und je mehr Datenquellen angebunden sind, desto langsamer und unhandlicher wird das Dashboard.
  • Das Datenmodell wird unübersichtlich und schwer nachvollziehbar.
  • Die Ladezeiten steigen spürbar und Updates dauern zunehmend länger.

→ Spätestens dann sollte man auf ein solides, skalierbares System wie Power BI umsteigen.

b) Phase 2 – Power BI / Knime

• • Für größere Datenmengen und professionelle Modelle
  • Ideal, wenn Shopify, ERP, Payment-Provider, Marketingdaten etc. angebunden werden sollen
  • Stabiler, schneller und mit besseren Visualisierungen

3. Warum Shopify allein nicht reicht

Shopify liefert großartige Umsatzdaten – aber:

• • B2B-Umsätze fehlen oft oder sind nicht angebunden
  • Roherträge fehlen, wenn Artikelstammdaten dort nicht sauber gepflegt sind
  • Für Artikelstammdaten ist Shopify generell nur bedingt geeignet
  • Externe Kanäle (POS, Marketplaces, ERP, Payment) müssen trotzdem angebunden werden

 

Ein zentrales Dashboard löst genau dieses Problem:

Alle Datenquellen laufen zusammen – unabhängig vom System.

 Schritt 6: Controlling & Optimieren – besser werden

 Sobald Transparenz vorhanden ist: saubere Zahlen, Reporting, Planning, Liquidität – kannst du beginnen, gezielt zu optimieren.

Jetzt geht es darum, die Bereiche anzugehen, die wirklich Geld kosten.
  

Die Frage ist nicht ob du optimierst, sondern:

Wo fängt man an?

In der Regel dort, wo die größten Schmerzen liegen.

1. Einkaufscontrolling

 Der Einkauf ist in fast jedem E-Com-Unternehmen der größte Hebel.

Hier können Fehler schnell sechsstellige Auswirkungen haben, positiv wie negativ.

 

Was du regelmäßig prüfen solltest:

• • • Gibt es Bonusvereinbarungen mit Lieferanten und werden sie ausgeschöpft?
    • Wie sind die Zahlungsziele?
    • Sind die Bestandsreichweiten gesund?
    • Basieren die Berechnungen der Reichweiten auf einem validen Modell?
    • Was ist im Zulauf?
    • Wo stehen wir out of stock?
    • Macht die nächste Sales-Aktion überhaupt Sinn?
    • Wie entwickeln sich Sales, GP, Marketing, Payment Costs in Relation zur Warenverfügbarkeit?

 

Einfaches Dashboard für den Einkauf:

• • • Bestandsreichweiten
    • Out-of-Stock
    • Zuläufe
    • Deckungsbeiträge
    • Kampagnenplanung vs. Bestand

 

Procurement verbessern

• • • Cash Conversion prüfen: Wie lange hängt Geld im Lager? Warum ist das so?
      • Preise verhandeln
      • Zahlungsziele verhandeln
      • Lieferanten wechseln, wenn nötig
    • Bedarf kennen: Was brauchst du wann?
      • Verkaufsdaten nutzen und daraus Modellieren
    • Kein Leerlauf, kein Overkill
      • Zu viel Ware ist genauso tödlich wie Out-of-Stock
      • Oder hast du ein generelles Problem bei der Warenfinanzierung?
        • Das ist häufig dann der Fall, wenn du mehr verkaufen könntest, als deine Liqui-Situation zulässt.

Alle Auswertungen soweit wie möglich automatisieren, damit du sie nicht jeden Monat manuell bauen musst.

  

2. Marketingcontrolling

 Wichtige Fragen:

• • • Wie ist der ROAS, wie der CAC?
    • Wie sind meine Neukundenumsätze? Wie entwickeln sich die Kohorten?
    • Welcher Kanal performt gut – welcher schlecht?
    • Ist die Attribution korrekt und konsistent?
    • Sind die Daten aus Meta/Google/Shopify verlässlich?
    • Sind meine Influencer das Geld wert?

 

Gutes Marketingcontrolling braucht klare KPIs, einheitliche Definitionen und saubere Datenquellen. Hier ist wichtig, dass Ihr eng mit der Marketingabteilung zusammenarbeitet.

 

 

3. Logistikcontrolling

 Was prüfen?

• • • Was zahlst du an DHL, UPS & Co.?
    • Wie sind die SLAs deines 3PLs?
    • Gibt es eine saubere Wareneingangsplanung?
      • Wird schnell eingelagert?
      • Oder liegt Ware zu lange im Wareneingang und ist nicht online?

Kosten optimieren

• • • Kann ein anderer 3PL günstiger sein?
    • Hast du die Preise deines 3PLs schon einmal neu verhandelt?
    • Hol dir Vergleichsangebote ein.

 

 

4. Kostencontrolling

 Payment

• • • Was zahlst du an Payment Provider (PayPal, Klarna, Mollie, Stripe etc.)?
    • Kann man die Prozesse optimieren?
    • Werden Gebühren korrekt ausgewiesen?

Startpunkt:

• • • Große Player wie PayPal verhandeln – Standardkonditionen sind nie optimal.
      → Beispiel: Reduktion von 2,9 % auf 1,9 % möglich.

 

Software / IT

• • • Stimmen die Lizenzkosten?
    • Nutzt du wirklich alles, wofür du zahlst?
    • Gibt es Tools, die längst hätten gekündigt werden sollen?
    • Macht ein Wechsel Sinn?
    • Muss/Kann man neu verhandeln?

 

5. Weitere Optimierungsfelder

Wenn die operativen Bereiche sitzen, kommen die strukturellen Themen:

Gesellschaftsstruktur

• • • Ist die aktuelle Rechtsform sinnvoll?
    • Macht ein Holding-Setup Sinn?
    • Wie sieht die Steuerplanung aus?

Prozessoptimierung

• • • Wie laufen die operativen Prozesse?
    • Gibt es Bottlenecks oder manuelle Tätigkeiten, die man automatisieren kann?
    • Wo sind Übergaben unklar?

 

 

 

Schritt 7: Du kannst das alles selbst machen – oder du kommst zu uns

Mit diesem Plan bringst du dein Business auf ein neues Level:

eine starke Basis

weniger Kosten

die Sicherheit, wachsen zu können, ohne dass dir dabei alles um die Ohren fliegt

Du kannst alles selbst umsetzen.
Es funktioniert – aber es kostet Zeit.

Wenn du Geschwindigkeit willst, machen wir das Ganze als CFO as a Service:
strukturiert, datengetrieben und pragmatisch.

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Realität oder nur ein leeres Versprechen?

„Warum kommt der Monatsabschluss schon wieder so spät? Es kann doch nicht so schwer sein! Das geht doch per Knopfdruck!“

Kommt dir das bekannt vor? Aussagen wie diese fliegen in Unternehmen immer wieder durch den Raum – meistens von jemandem, der nicht versteht, was hinter einem sauberen Monatsabschluss tatsächlich steckt. Viele Head of Accountings und Finance Directors verdrehen da nur noch die Augen, seufzen innerlich und denken: „Wenn ihr wüsstet…“

Und ehrlich gesagt: Warum dauert es denn eigentlich so lange?

Monatsabschluss per Knopfdruck? Geht das wirklich?

Ja, das geht – aber nur, wenn die Grundlagen stimmen! Wenn die Buchhaltung sauber strukturiert ist, die Daten auf dem aktuellen Stand sind und alle relevanten To-Do’s abgearbeitet wurden, dann kann ein automatisierter Prozess den Monatsabschluss enorm beschleunigen. Und hier kommt Excel Power Query ins Spiel.

Excel Power Query: Warum ich es damals dringend gebraucht hätte

Vor einigen Jahren, als ich operativ als Director Accounting & Finance gearbeitet habe, war der Monatsabschluss vor allem eines: ein nervenaufreibender Kraftakt. Mühsames Kopieren von Daten, Tabellen voller SVerweise, manuelles Bereinigen von Basisdaten, Formen die immer wieder angepasst werden mussten.

Hätte ich damals schon Power Query gekannt, hätte ich nicht nur unzählige Stunden, sondern auch so manchen Wutanfall gespart.

Mit Excel Power Query kannst du Prozesse automatisieren, die vorher unglaublich viel Zeit und Nerven kosten:
Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. DATEV) zusammenführen, bereinigen und transformieren
Automatische Datenaktualisierungen und Berichte erstellen
Manuelle, zeitraubende Tätigkeiten eliminieren

Was das bedeutet? Du kannst endlich den Fokus dorthin lenken, wo er hingehört: auf die Analyse der Zahlen, die Ableitung von Maßnahmen und die Lösung von Problemen, statt dich mit dem ständigen Aufbereiten der Daten herumzuschlagen.

Warum tun wir uns das eigentlich noch an?

Das eigentliche Problem liegt doch darin, dass viele Unternehmen immer noch in den alten Prozessen stecken. Hunderte Excel-Tabellen, manuelle Workarounds und ineffiziente Abläufe – da kann der Monatsabschluss nur zäh und frustrierend sein.

Aber genau das muss nicht sein. Mit etwas initialem Aufwand lässt sich der Prozess ein für alle Mal optimieren. Und wenn die Grundlagen erst einmal stehen, läuft der Monatsabschluss fast wie von selbst.

Ein Schritt-für-Schritt-Guide: So erreichst du den Monatsabschluss per Knopfdruck

In meiner Anleitung zeige ich dir, wie du mit Power Query das erreichen kannst, was viele für unmöglich halten:
Einen automatisierten Monatsabschluss, der Zeit und Nerven spart
Berichte, die du mit wenigen Klicks erstellst und die jeden Stakeholder beeindrucken

Klar, die Einrichtung braucht einmal etwas Aufwand. Aber danach? Danach hast du den Monatsabschluss im Griff – und nicht mehr er dich.

Bist du bereit für eine echte Veränderung?

Wenn du wissen willst, wie du mit Power Query den Monatsabschluss endlich vereinfachen kannst, kanns Du die Anleitung hier einfach downloaden.

Willst du weiter stundenlang Tabellen wälzen – oder bist du bereit, den nächsten Schritt zu gehen?

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