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Wir testen das doch erstmal nur…

Junge und schnell wachsende Unternehmen fokussieren sich in der Regel auf das Produkt und darauf, wie sie den Umsatz steigern können. Das Backend wird oft vernachlässigt. Man möchte wissen, ob der Channel funktioniert, man will schnell sein – und geht live nach dem Pareto-Prinzip. Man möchte erst einmal wissen, ob es funktioniert, Umsatz bringt – und nicht in Schönheit sterben.

Verständlich aus Unternehmersicht – für die Buchhaltung bedeutet dies jedoch oft viele Systembrüche und ein hohes Maß an manuellen Tätigkeiten. Zu Beginn mag das alles noch handhabbar sein, aber je größer das Unternehmen wird, je mehr Volumen abgearbeitet wird, desto zeitaufwendiger werden die „manuellen“ Prozesse in der Buchhaltung.

Und so wird aus dem ursprünglichen Test mit geringem Volumen ein Absatzkanal, der Umsatz bringt und hohen manuellen Aufwand im Backend verursacht. In der Regel schaut man dann nicht mehr zurück und optimiert das Bestehende, sondern wendet sich dem nächsten Projekt zu, dem nächsten Umsatzbringer.

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Ach du Schande, an die Buchhaltung haben wir ja gar nicht gedacht…

Hinzukommt, dass junge Unternehmen junge Mitarbeiter anziehen – häufig ist es deren erster Job. Mit hoher Motivation, jedoch ohne viel Erfahrung, werden Projekte initiiert und umgesetzt.

Dabei wird sehr gerne vergessen, die Buchhaltung zu involvieren – mit der Folge, dass plötzlich euer völlig verärgerter Buchhalter vor euch steht und sich darüber beklagt, warum er schon wieder vor vollendete Tatsachen gestellt wurde und was denn das schon wieder für Orders auf dem PayPal-Konto sind.

Für ein zentrales (erfahrenes) Projektmanagement hat es in der letzten Budgetrunde leider noch nicht gereicht…

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Die IT – the holy Cow…

Meist sind in jungen Unternehmen die Personalkapazitäten eng und knapp. Damit es läuft, muss man das Personal optimal einsetzen. Optimal heißt in der Regel wertschöpfend: das Produkt verbessern und den Absatz steigern.

Man gönnt sich den „vermeintlichen Luxus“ nicht, die Kapazitäten, insbesondere die der IT, in Backend-Prozesse zu stecken. Dies hat oft zur Folge, dass Abteilungen wie Einkauf, Buchhaltung (Accounting), Kundenservice (Customer Care) oft noch vergleichsweise mit „Hammer und Meißel“ arbeiten. Denn heutzutage erfordert in der Regel eine Prozessverbesserung auch eine Veränderung in den IT-Systemen.

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Disziplin, Disziplin, Disziplin…

Disziplin bedeutet, dass man Dinge tut, die keinen Spaß machen. Für alles, was man gerne tut, braucht man keine Disziplin! (Lilli Palmer)

Wie kann man der Buchhaltung viel Freude bereiten? Indem man seine Reisekostenabrechnung und alle Belege zur Kreditkartenabrechnung pünktlich und sauber ablegt, ohne mehrmals erinnert werden zu müssen (und verdammt nochmal, nicht den Zahlungsbeleg der Kreditkarte, sondern die Rechnung – ist das wirklich so schwer?).

Wenn der Gründer erst nach zigfacher Ermahnung diese lästigen administrativen Aufgaben erledigt und Monate im Rückstand ist – ja, was glaubt ihr, eure Mitarbeiter werden es ähnlich handhaben. Und der nächste Wutausbruch eures Buchhalters wird nur eine Frage der Zeit sein…

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Und jetzt endlich kommen wir zur Buchhaltung selbst…

The Accountant

Der Boss zum Buchhalter: „Sie sind seit zwanzig Jahren bei uns, machen haufenweise Überstunden, sind nie befördert worden, haben nie eine Prämie bekommen und haben erst recht nicht um eine Gehaltserhöhung gebeten. Welche krummen Dinger drehen Sie hier eigentlich?“

Buchhalter sind in der Regel zuverlässig, kostenbewusst, sorgfältig und wollen einen guten Job machen und oft fordern sei keine Hilfe an.  Oder erst dann, wenn der Sonderprüfer vom Finanzamt vor der Tür steht, weil die Umsatzsteuererklärung vom Vorjahr immer noch nicht abgegeben wurde.

Wer nicht fordert und sich auf die Hinterbeine stellt – bekommt auch nichts. Auch keine Teammitglieder die unterstützen können. Daher sind die Teams meist unterbesetzt, und dies führt zu…

…permanentem Fire-Fighting Modus

Das Accounting ist am Ende der Nahrungskette. Das bedeutet, alle Probleme und Fehler, nicht bedachte Edge-Cases, die in der Prozesskette zuvor aufgetreten sind, sich in irgendeiner Form in Euro manifestieren, führen in der Buchhaltung zu Problemen.

Wer permanent durch das Tagesgeschäft überrollt wird – aufgrund hohem manuellen Aufwand und zu wenig Personal – hat keine Zeit um Fehler zu identifizieren und diese abzustellen, Prozesse zu optimieren, sich Gedanken zu machen wie die Arbeit effizienter gestaltet werden kann. Und hat auch keine Zeit, das Team zu strukturieren….

Wer bucht eigentlich das Geld vom Paypal Konto ab?

„Na zum Glück lag da noch Geld, sonst hätten wir morgen zum Amtsgericht rennen müssen.“

In schnell wachsenden Strukturen und Buchhaltungsteams wechseln die Aufgaben schnell und verändern sich. Zeit für eine Dokumentation der Aufgaben gibt’s meistens nicht – und die Verantwortlichkeiten sind meist nicht klar geregelt.

Meist werden auch Struktur und Ordnung nur eine geringe Bedeutung beigemessen (Leider!) – mit doch schwerwiegenden Folgen:

• Rechnungen werden vergessen zu buchen, weil das Invoice Email Postfach überquillt
• Rechnungen werden doppelt gezahlt, weil der Prozess nicht klar geregelt ist
• Jede Suche und Auswertung dauert ewig, weil man alles überall und nirgendwo abgelegt hat
• Und auf den Konten findet man keine Fehler, weil diese nicht ausgeziffert und aufgeräumt sind.
• ….

Und die Abwärtsspirale beginnt…

• Keine Zahlen, keine fundierten Entscheidungen
• Vertrauensverlust bei Banken und Lieferanten, Kreditversicherungen (weil keine Zahlen vorgelegt werden könnne)
• Finanzielle Verluste
• Demotivierte Teams bis Erosion der Teams weil überlastet/ überfordert
• Wissensverlust

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Und wie lösen wir das jetzt?

Wie bekommst Du eine top Buchhaltung, die gute Qualität, in time abliefert und alle happy und zufrieden sind? (und Du Dich um nichts mehr kümmern musst – ausser deine Reisekosten in Time abzugeben?)

Updates!

Habt ihr regelmäßige Projektmeetings? Weekly Performance Meetings? Ist Finance dabei? Wenn nein – schau, dass Dein Buchhalter ab sofort drin ist. Er muss wissen was im Unternehmen passiert. Welche Projekte laufen – welche Entscheidungen getroffen wurden – was gestartet werden soll. Nur so kann er frühzeitig im Projekt die Weichen stellen.

Kapas zur Optimierung

Geb Deiner Buchhaltung Kapas! Kapas um die eigenen Prozesse anzuschauen und zu optimieren  – aber auch Kapas Eurer IT oder Eures Projektmanagements. Nur wer Zeit hat und vom Tagesgeschäft nicht getrieben ist, hat die Muse und Kraft, Prozesse anzuschauen, zu überlegen und zu recherchieren wie man es besser machen kann.

Klare Strukturen, Ordnung und Verantwortung!

Ordnung ist das halbe Leben! Insbesondere in der Buchhaltung. Eine klare Teamstruktur incl. klarer Aufgabenverteilung ist der erste Schritt. Und zumindest eine Dokumentation der wesentlichen Arbeitsabläufe sollte erstellt werden (hier eignet sich z.B. eine kleine Videoanleitung, die mit Loom einfach aufgezeichnet werden kann) um damit auch z. B. eine Krankheits-/Urlaubsvertretung gewährleisten zu können.

Sei ein Vorbild

Mach Deine administrativen Aufgaben (Reisekosten, Rechnungsfreigabe etc.) in Time und regelmäßig. Setz Dir regelmäßige Blocker, um diese Aufgaben zu erledigen. Eine Erinnerung Deiner Buchhaltung ist schon eine Erinnerung zu viel. Und erwarte das auch von Deinen Mitarbeitern/ Deinem Team und kommuniziere dies entsprechend.

Ordnung auf den Buchhaltungskonten: Ausziffern ist das Zauberwort

Aufziffern, Ausziffern, Ausziffern! Ohne geht es nicht! Wer Konten nicht aufräumt – nicht ausziffert – findet Fehler nicht. Oder braucht dazu eine Ewigkeit.  Permanente Debitorenkontenpflege und Kreditorenkontenpflege ist allen ein Begriff, aber die wenigsten räumen ihre Bilanzkonten auf.  Dies ist das einfachste Mittel um Ordnung zu halten und den Überblick zu behalten – also – fangt an mit ausziffern und mit aufräumen!

The most underrated Tool: Excel Power Query

Wenn ihr in der Google und Slack Welt unterwegs seid – kauft Eurem Accounting und Controlling ne Excel Lizenz und kauft Ihnen den Excel Power Query Kurs von Leila Gharani. Die wenigsten kennen und nutzen Excel Power Query  – und für Finanzer ist es Life Changing!

Der Monatsabschluss auf Knopfdruck ist doch möglich – auch wenn Euer Buchhalter Euch glauben lassen will, dass dies ein Urban Myth ist.

And last but not least: Robotic Process Automation

Solltet ihr eine inhomogene IT-Landschaft, mit sehr vielen Systembrüchen haben, und bereits eine hohe Anzahl an Transaktionen, solltet Ihr euch mit dem Thema Robotic Process Automation auseinandersetzen. Mit Low-Code Lösungen wie UI-Path kann hier Abhilfe geschaffen werden und ihr könnt Euren Roboter für Euch arbeiten lassen.

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FAZIT

Wenn ihr Eure Monatsabschlüsse nicht in time oder überhaupt nicht bekommt, liegt es nicht nur an der Buchhaltung….

• Prioritäten setzen: Fokussiert euch nicht nur auf Umsatz und Produktentwicklung. Kümmert Euch darum, dass Eure Prozesse effizient und sauber sind. Und mit dem Unternehmen wachsen können. Das spart Euch viel Ärger und auch viel Geld.
• Integration und Kommunikation: Stellt sicher, dass die Buchhaltung in alle relevanten Projekte und Entscheidungen eingebunden ist. Finance muss frühzeitig wissen, was im Unternehmen passiert.
• Ressourcen bereitstellen: Gebt eurer Buchhaltung die notwendigen Ressourcen, um Prozesse zu optimieren.
• Struktur und Verantwortung: Etabliert klare Strukturen und Verantwortlichkeiten – und dokumentiert die wesentlichen Arbeitsabläufe.
• Vorbild: Kümmert Euch um administrative Aufgaben regelmäßig und ohne Reminder – und geht so mit gutem Beispiel voran. Nur so könnt Ihr Disziplin von Euren Teams erwarten.
• Kontoauszifferung: Haltet eure Konten sauber und aufgeräumt. Nur so findet ihr Fehler und andere Probleme schnell und könnt Euch rechtzeitig drum kümmern.
• Nutzung von Tools: Investiert in Schulungen für Tools wie Excel Power Query, um die Effizienz zu steigern.
• Automatisierung: Setzt Euch mi Robotic Process Automation auseinander, hiermit können repetitive Aufgaben automatisiert und Euer Teams von langweiligen Aufgaben entlastet werden.

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