Monatsabschluss

Was ist ein Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss ist ein freiwilliger, interner Abschluss der Buchhaltung auf Monatsbasis. Er basiert auf der Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens im abgelaufenen Monat. Als Zwischenbericht gehört er – wie Quartals- oder Halbjahresabschlüsse – zur Unterform des Jahresabschlusses.

Besteht eine Pflicht zum Monatsabschluss?

Nein, ein Monatsabschluss ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Pflicht zur Zwischenberichterstattung gilt nur für börsennotierte Unternehmen und umfasst in der Regel lediglich den Halbjahresabschluss. Für Kaufleute ist hingegen der Jahresabschluss verpflichtend – ausgenommen sind nur Kleingewerbetreibende mit weniger als 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn pro Jahr. Sie dürfen stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwenden.

Welche Vorteile hat ein Monatsabschluss?

Auch ohne gesetzliche Pflicht bietet der Monatsabschluss zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Früherkennung: Negative Entwicklungen werden schneller sichtbar als beim Jahresabschluss.

• Controlling-Grundlage: Monatliche Zahlen verbessern Planung, Steuerung und Forecasts.

• Entlastung bei Jahresabschluss: Fehler oder Lücken werden frühzeitig identifiziert.

• Betriebsprüfung & Audits: Unternehmen sind jederzeit dokumentiert und vorbereitet.

• Transparenz für Dritte: Investoren oder Banken erhalten regelmäßig belastbare Finanzdaten.

Gibt es auch Nachteile?

Ein Monatsabschluss verursacht erheblichen Zeit- und Personalaufwand – und das zwölfmal im Jahr. Wenn kein entsprechendes System vorhanden ist, kann das:

• bestehende Teams überlasten,

• zu Fehlern bei kurzen Fristen führen,

• oder zu unvollständigen Abschlüssen (z. B. bei nachträglich eintreffenden Rechnungen).

Daher ist eine gute Prozessstruktur entscheidend – insbesondere bei sogenannten „Fast Close“-Prozessen, bei denen der Abschluss innerhalb von fünf Werktagen erfolgen soll.

Bestandteile eines Monatsabschlusses

Ein Monatsabschluss ist flexibel gestaltbar. Typische Inhalte sind:

• Monatsbilanz – Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zum Monatsende

• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – Erträge und Aufwände des Monats

• Cashflow-Statement – Bewegungen der liquiden Mittel

• KPIs – Kennzahlen zur finanziellen Leistung und Entwicklung im Monatsverlauf.

• Comments – Erläuterungen zu Positionen aus Bilanz und GuV

Zusätzlich können individuelle Auswertungen oder interne Kennzahlenberichte enthalten sein.

Wann sollte der Monatsabschluss erstellt werden?

Es gibt keine gesetzliche Frist, aber je zeitnäher, desto besser – idealerweise innerhalb der ersten 5–10 Werktage des Folgemonats. So sind die Zahlen aktuell und aussagekräftig für das Management. Unternehmen mit Investoren oder regelmäßiger Berichterstattung nutzen häufig das Prinzip Fast Close.

Wie wird der Monatsabschluss vorbereitet?

Damit der Abschluss reibungslos funktioniert, sollte die Vorbereitung während des laufenden Monats erfolgen. Dazu gehören:

• Belegerfassung: Eingangsbelege zeitnah digitalisieren und kontrollieren

• Laufende Buchung: Geschäftsvorfälle regelmäßig erfassen

• Abgrenzungen: Periodengerechte Verbuchung von Versicherungen, Zinsen etc.

• Rückstellungen: Ermittlung und Buchung ungewisser Verbindlichkeiten

• Abschreibungen: Monatliche Erfassung der Wertminderungen

• Strukturierte Ablage: Digitale, nachvollziehbare Dokumentation

Wie wird ein Monatsabschluss erstellt?

Ein typischer Monatsabschluss-Prozess umfasst fünf Schritte:

1. Rechnungsprüfung: Kontrolle und Kategorisierung aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen

2. Journalführung: Übertragung aller Buchungen in das Hauptbuch

3. Kontenabstimmung: Abgleich von Bankkonten, Forderungen, Kassenbeständen, Verbindlichkeiten

4. Bilanzprüfung: Überprüfung von Aktiva, Passiva, Anlagevermögen, Rückstellungen, Darlehen

5. Berichterstellung: GuV, Bilanz und Cashflow-Statement; Besprechung mit Budgetverantwortlichen, ggf. Maßnahmenplanung und Forecast

Praxistipp

Ein strukturierter Monatsabschlussprozess spart Zeit und vermeidet Fehler. Unsere kostenlose Checkliste zum Monatsabschluss hilft, den Überblick zu behalten – Schritt für Schritt. Ein gut durchdachter Ablauf macht Unternehmen nahezu monatsabschlussbereit – jederzeit.