Schwankende GPs in der Buchhaltung – Ursachen und Lösungen
Schwankende GPs (Gross Profits) in der Buchhaltung sind ein häufiges Problem für Unternehmen. Ein Monat läuft hervorragend, der nächste Monat zeigt plötzlich einen massiven Einbruch. Doch warum passiert das? Oft liegt die Ursache in fehlerhaften Buchungen, fehlenden Rechnungen oder einem falschen Warenbestand. In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Faktoren, die zu schwankenden GPs führen, und zeigen konkrete Lösungen auf, um die Buchhaltung zu stabilisieren.
Warum schwanken die GPs in der Buchhaltung?
Wenn der Buchhalter nach Beständen fragt und diese den Rohertrag beeinflussen sollen, klingt das zunächst merkwürdig. Tatsächlich kann der Warenbestand jedoch erhebliche Auswirkungen auf die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) haben – und genau hier liegt das Problem.
ERP-System und Buchhaltungsprozesse
In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) fehlt ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), das die Buchungsvorgänge automatisch erfasst. Ohne ein solches System kommt es häufig zu Fehlern bei der Erfassung von Beständen und Rechnungen, was wiederum die GPs schwanken lässt.
👉 Laut Statistik verfügen 95 % der KMUs nicht über ein vollständig automatisiertes ERP-System – ein erheblicher Schwachpunkt!
3 Hauptfaktoren für schwankende GPs
1. Verbuchung der Rechnung in der richtigen Periode
Die korrekte zeitliche Zuordnung von Rechnungen ist essenziell für eine stabile Aussagekraft der Buchhaltung. Eine Rechnung muss in dem Monat verbucht werden, in dem die Ware eingelagert wurde – und nicht erst bei Zahlungseingang oder Bearbeitung.
➡️ Beispiel:
- Ware wird im Januar geliefert und eingelagert.
- Die Rechnung wird jedoch erst im Februar verbucht.
- Ergebnis: Der Januar zeigt eine Bestandsveränderung ohne korrespondierende Rechnung, was die GPs verzerrt.
2. Rückstellung für fehlende Rechnungen
Fehlende oder zu viel gebuchte Rechnungen sind eine der Hauptursachen für schwankende GPs. Wenn Rechnungen für einen bestimmten Monat fehlen, muss eine Rückstellung erfolgen, um die Differenz auszugleichen.
➡️ Beispiel:
- Das Lager zeigt eine Bestandsveränderung von +10.000 €, aber es wurden nur Rechnungen über 8.000 € gebucht.
- Die Differenz von 2.000 € muss als Rückstellung erfasst werden, um die GuV korrekt auszuweisen.
3. Richtiger Warenbestand zum Monatsende
Die Bestandsveränderung am Monatsende gibt an, ob der Bestand gestiegen oder gefallen ist. Dies beeinflusst direkt den Rohertrag.
➡️ Wenn der Bestand steigt = Ertrag
➡️ Wenn der Bestand sinkt = Aufwand
📊 Auswirkungen von Bestandsveränderungen
- Wurde in einem Monat mehr eingekauft als verkauft → Bestandsanstieg → Höherer Ertrag
- Wurde in einem Monat weniger eingekauft als verkauft → Bestandsrückgang → Höherer Aufwand
🚀 Tipps zur Stabilisierung der GPs
✔️ Rückstellungen für fehlende Rechnungen ermitteln und buchen
✔️ Monatliche Bestandskontrolle durchführen
✔️ Klare Trennung zwischen Wareneingang und Rechnungseingang
❗ Häufige Fehler bei der Buchhaltung von GPs
❌ Fehlende Rückstellungen
❌ Rechnungen falsch oder nicht im richtigen Zeitraum verbucht
❌ Bestandsveränderungen nicht korrekt erfasst
❌ Bestände fehlen, werden nicht erfasst
Schwankende GPs in der Buchhaltung sind kein Zufall – sie resultieren aus fehlerhaften Buchungen und Bestandsveränderungen. Durch ein automatisiertes ERP-System, korrekte Rechnungsverbuchungen und Rückstellungen lassen sich diese Schwankungen jedoch vermeiden. So erzielst du stabile und verlässliche Ergebnisse in deiner Buchhaltung.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
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