Forderungsmanagement

Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen eines Unternehmens, um offene Forderungen gegenüber Kunden termingerecht einzuziehen. Es beginnt mit der korrekten Rechnungsstellung und reicht bis zum Mahnwesen oder Inkasso, wenn Zahlungen ausbleiben.

Ziel des Forderungsmanagements ist es, die Liquidität zu sichern, Zahlungsausfälle zu vermeiden und das Working Capital zu optimieren.

Aufgaben im Forderungsmanagement

Ein funktionierendes Forderungsmanagement besteht aus mehreren Stufen:

1. Rechnungsstellung

• vollständige, rechtlich korrekte Rechnungen

• klare Angaben zu Zahlungskonditionen, Skonti, Zahlungszielen

2. Zahlungskontrolle

• Überwachung offener Posten (OP-Liste)

• automatischer Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto

3. Erinnerungs- und Mahnwesen

• Zahlungserinnerung

• Erste und zweite Mahnung mit Fristsetzung

• ggf. Inkassoverfahren oder gerichtliches Mahnverfahren

4. Kommunikation mit dem Kunden

• freundliche, aber konsequente Ansprache

• Klärung von Rückfragen oder Einwänden

Warum ist Forderungsmanagement so wichtig?

• verhindert Liquiditätsengpässe

• reduziert Außenstände und Zinsverluste

• sorgt für verlässliche Cashflow-Prognosen

• schützt vor Forderungsausfällen und Rechtsstreitigkeiten

• verbessert das Zahlungsverhalten der Kunden langfristig

Ein aktives Forderungsmanagement wirkt sich direkt auf den DSO (Days Sales Outstanding) und damit auf das Working Capital aus.

Tools und Best Practices

• OP-Listen in der Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, Lexoffice)

• automatisierte Mahnläufe und Zahlungserinnerungen

• Zahlungseingangsmonitoring über API oder Banking-Schnittstellen

• Eskalationsstufen und Übergabe ans Inkasso klar definieren

• regelmäßiger Abgleich mit Vertrieb / Projektleitung (z. B. bei Einbehalten)

Fazit

Forderungsmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Liquiditätssteuerung. Wer Rechnungen konsequent nachverfolgt und offene Posten im Blick behält, reduziert Risiken, verbessert die Kapitalbindung und schafft finanzielle Stabilität – ohne die Kundenbeziehung zu belasten.