Easy
Schritt 1)
Nimm deinen gesamten Source to Contract und Purchase to Pay Prozess auf. Das Ganze am besten in einem Swimlane Chart.
-> Frag deine Mitarbeiter, ob es genau so ist. Wenn sie Ja sagen passt es; Wenn sie Nein sagen, pass es an.
Schritt 2)
Jetzt setzt du dich mit deiner Crew vor dieses Chart und machst ein „Pre-Mortem“
-> Die Leute sollen gedanklich in die Zukunft reisen und sich fragen „Warum ging die Bude durch Einkaufsprobleme den Bach runter?“, sie sollen kreativ werden und sich dabei an die größten Fuckups Prozessschritte in deinem Chart aus Schritt 1) halten.
-> Zuerst fragst du sie, wo die meiste Zeit drauf geht (oder noch besser, du misst es).
-> Dann fragst du sie, welcher Wert fürs Unternehmen hinter der jeweiligen Tätigkeit steht.
-> Und am Ende fragst du sie, welche dieser Teilaufgaben sie eigentlich am liebsten machen.
Schritt 3)
Bring es in ein Modell/Tabelle. Jetzt hast du eine Übersicht mit den Tätigkeiten und den 3 Werten für Zeit, Impact, Lovabilty.
Schritt 4)
Priorisiere:
Jetzt ist die Frage, worum es dir geht… Willst du befördert werden? Kümmere dich um Impact. Willst das deine Mitarbeiter dich lieben? Dann ist es eher Faktor Zeit and Lovabilty. Ist es etwas dazwischen? Ich glaube du kennst das System mittlerweile…
Schritt 5)
Nimm Dinge rückwärts auseinander
Beispiel 1:
Mitarbeiterfeedback: „Die Replenishment Ordern sind ein riesiger Scheiss, weil wir alles prüfen müssen, bevor wir es beim Lieferanten platzieren. Dauert jeden Tag 4 Stunden!“
-> Warum müssen wir es prüfen?
Mitarbeiterfeedback: „Weil die Min/Max/Melde Werte nicht gepflegt werden können, ist zu zeitaufwendig!“
-> Kann man mit Daten automatisieren
-> Automatisierung von Min/Max/Melde
-> Entweder ein Ticket für die IT schreiben welches nie bearbeitet wird, oder auf YouTube ein paar Videos zum Thema Automatisierung binge watchen (search for KNIME 😜)
Beispiel 2:
Mitarbeiterfeedback : „Diese Jahresverhandlungen… total ätzend! Ich sitz da immer wie der letzte Honk und die Lieferanten erzählen mir was von Kostensteigerung, was machen wir?“
-> Haben wir ein System der Verhandlung?
Mitarbeiterfeedback : „Ein System? Ja klar, wie jedes Jahr frage ich ob was an den Konditionen geht und dann sagen sie nein!“
-> Verhandlungsablauf standardisieren (klare Regeln für Listung; Performance Auswertung der letzten Periode; Batna, Termin framen; Ablauf des Meetings standardisieren; objektive Kriterien nutzen)
Pro Tipp1: objektive Kriterien vom Controlling einführen lassen (z.B. Entwicklung der Eingangsmarge der letzten Jahre; Veränderung der Ausgangsmarge der letzten Jahre)
Pro Tipp2: Lieferanten mehr Business in Aussicht stellen und fragen was es dafür gibt (und bei einer Einigung natürlich auch mehr Business machen)
„Jo, voll geile Tipps, aber meine Einkäufer sind alles frühere Geologen; Ungelernte und einer ist eigentlich Aushilfe ausm Lager, darf aber nichts tragen… man bekommt ja so schwer Leute!“
-> ok chillax!
1) Erklär den Leuten die Grundlage eines Handelsunternehmens und im speziellen die GuV deines Unternehmens
2) Mach ihnen klar, wo im Einkauf die Hebel liegen (Der richtige Shizzle, zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge)
3) Mach ihnen klar, das eine Bestellung immer eine Korrektur eines Bestandes ist. Je näher die Korrektur am tatsächlichen Verbrauch, umso besser. Und es gibt keine Bonuspunkte für zu viel und zu spät.
4) Sag ihnen, dass alles veränderlich ist und es da draußen genug Lösungen gibt, man muss nur anfangen.
Wenn du damit klar kommst, fein. Wenn nicht, lass uns einen Termin machen 😜
