Lohnbuchhaltung

Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung, der sich mit der korrekten Abrechnung von Löhnen und Gehältern sowie allen damit verbundenen Abgaben befasst. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und betrifft sowohl sozialversicherungsrechtliche, steuerliche als auch arbeitsrechtliche Vorgaben.

Ziel der Lohnbuchhaltung ist es, alle Mitarbeiter korrekt zu entlohnen und die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen fristgerecht und vollständig sicherzustellen.

Was umfasst die Lohnbuchhaltung?

Zu den Kernaufgaben gehören:

• Erfassung und Verwaltung von Personalstammdaten
• Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen
• Lohnsteuerabzug und Übermittlung an das Finanzamt
• Abführung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen
• Führen von Lohnkonten und Jahresmeldungen
• Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Mitarbeitende
• Meldungen zur Berufsgenossenschaft, Elster, DEÜV, ZVK etc.

Bei variablen Lohnbestandteilen (z. B. Boni, Provisionen, Stundenlöhne) ist eine genaue, fristgerechte Erfassung essenziell.

Unterschied: Lohn vs. Gehalt

• Lohn: variiert je nach gearbeiteten Stunden – z. B. bei gewerblichen Arbeitnehmern
• Gehalt: fester monatlicher Betrag – z. B. bei Angestellten

Die Lohnbuchhaltung muss beide Systeme korrekt abbilden.

Digitale Lohnbuchhaltung

Moderne Softwarelösungen (z. B. DATEV LODAS, Lexware Lohn & Gehalt, Personio) bieten:

• automatisierte Abrechnung und Meldung
• Schnittstellen zu Steuerberater und Finanzbehörden
• einfache Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten
• Integration mit Zeiterfassung, Reisekosten oder HR-Systemen

Gerade für wachsende Unternehmen und Start-ups schafft die Digitalisierung enorme Effizienzvorteile.

Pflichten und Fristen

• Lohnsteuer und Sozialabgaben müssen monatlich bis zum 10. des Folgemonats abgeführt werden
• Bei Fehlern in der Lohnbuchhaltung drohen Bußgelder oder Nachzahlungen – z. B. bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Rentenversicherung

Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Viele kleine und mittlere Unternehmen lagern die Lohnbuchhaltung an die Steuerkanzlei oder externe Lohnbüros aus. Entscheidend ist dabei die sichere und datenschutzkonforme Übergabe aller relevanten Mitarbeiterdaten und Belege.

Fazit

Die Lohnbuchhaltung sorgt für verlässliche Gehaltsabrechnungen, gesetzeskonforme Meldungen und finanzielle Transparenz. Sie ist ein zentraler Baustein im Personal- und Finanzwesen – und ein Bereich, der von klaren Prozessen und digitalen Tools besonders profitiert.