💥Excel Power Query: Der Game-Changer für Finanzabteilungen
Die Realität in den Unternehmen
Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung sind in aller Munde. Auf diversen Plattformen und Konferenzen wird das Ende von vielen Jobs proklamiert und die radikale Veränderung der Arbeitswelt verkündet. Diese Veränderung wird mit Sicherheit eintreten – aber, sind wir doch mal ehrlich. Wie sieht aktuell die Realität in vielen kleineren und mittelständischen Unternehmen aus?
Die Realität ist nie so funkelnd wie in Hochglanzprospekten. Stattdessen zeigt sie, dass von den technologischen Möglichkeiten, die uns zur Verfügung stehen, häufig nur limitiert Gebrauch gemacht wird. Statt modernster Tools sind viele Unternehmen noch immer mit „Hammer und Meißel“ am Werk, um ihre tägliche Arbeit zu bewältigen.
Microsoft hat Power Query erstmals als separates Add-In für Excel im Jahr 2010 veröffentlicht. Es war ursprünglich als Teil des Projekts „Data Explorer“ bekannt. Später, in Excel 2016, wurde Power Query als integrierte Funktion in Excel aufgenommen und war Teil des „Get & Transform“ Datenbereichs im Ribbon. Seitdem hat sich Power Query zu einem wichtigen Bestandteil von Excel entwickelt und ist in verschiedenen Versionen von Microsoft Office verfügbar.
Warum wird Technologie nicht genutzt?
Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Unwissenheit: Viele wissen gar nicht, dass es Lösungen gibt, die ihnen das Leben leichter machen könnten.
- Bequemlichkeit: Manche scheuen den Aufwand, sich mit neuen Tools und Techniken auseinanderzusetzen. Weil es sehr anstrengend ist, sich mit Dingen zu beschäftigen die man noch nicht kann?
- Tradition: Oftmals wird an altbewährten Methoden festgehalten, einfach weil es schon immer so gemacht wurde.
Der Alltag in Finanzabteilungen
In vielen Finanzabteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen herrscht ein ähnliches Bild. Monatsabschlüsse, Conrollingauswertungen, Liquiditätsforecasts werden in großen Excel Tapeten erstellt, zusammenkopiert und mit Formeln versehen. Wenn dann zu oft hintereinander Excel abstürzt (zu viele SVERWEISE, zu viel Daten oder ein sonstiges Problem) und man leider vergessen hat zu speichern und die Arbeit der letzten Stunde hinüber ist, schaut man entnervt nach besseren Tools und Lösungen, die einem von dieser Pain erlösen – denn die eigene IT Abteilung hat keine Kapazitäten bei der Effizienzsteigerung zu unterstützen.
Doch oft zeigt sich, dass diese Tools nicht flexibel genug sind und die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens nicht erfüllen. Also zurück zu Excel, zurück zu endlosen SVERWEIS-Funktionen und endlosen Ladezeiten. Und die ein oder andere ruinierte Tastatur mehr….
Die Lösung: Microsoft Power Query
Hätte ich nur viel früher Microsoft Power Query entdeckt – mein Leben wäre so viel einfacher gewesen! In Unternehmensbereichen mit regelmäßigen, wiederkehrenden Aufgaben, die viel mit Excel arbeiten, ist Power Query ein wahrer Segen. Doch leider kennen und nutzen es nur wenige.
Vorteile von Excel Power Query
Power Query bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, ohne dass man dafür programmieren können muss. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und ermöglicht es, auch ohne tiefgehende Kenntnisse im M-Code (der Sprache hinter Power Query) effizient zu arbeiten. Mit nur wenigen Stunden Einarbeitungszeit kann man loslegen und profitieren:
- Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben: Monatsabschlüsse können auf Knopfdruck erstellt werden.
- Umfangreiche Datensätze: Power Query verarbeitet problemlos große Datenmengen.
- Effiziente Datenbereinigung: Datenquellen werden automatisch aktualisiert und bereinigt.
Anwendungsbeispiele im Finanzbereich
- Monatsabschlüsse auf Knopfdruck
- Liquiditätsplanung
- Dashboards mit unterschiedlichen Datenquellen
- Regelmäßige Reportings
- Buchungsvorlagen für z. B. Rückstellungen oder Personalkosten
- Abrechnungen von Zahlungspartnern (z. B. Adyen, Paypal, Amex, Amazon etc.)
- Clean-up von Bilanzkonten
- Personalkostencontrolling
- und viele viele mehr…
Fazit
Während in Hochglanzprospekten das Ende der Buchhaltungskarriere aufgrund intelligenter Roboter verkündet wird, kämpfen in der Realität viele mittelständische Unternehmen mit Excel-Tabellen, um einen ordentlichen Monatsabschluss zu schaffen. Die Hauptprobleme sind dabei Zeit, Motivation und Wissen. Verantwortliche Personen sind oft durch das Tagesgeschäft und Feuerlöschaktivitäten zu sehr eingebunden, um sich mit effizienteren Methoden zu beschäftigen.
Wenn der Monatsabschluss nicht rechtzeitig erfolgt, wird oft auf teure Automatisierungstools oder Berater zurückgegriffen, die in der Praxis jedoch selten die erhofften Verbesserungen bringen. Stattdessen bleiben die Prozesse ineffizient und das Unternehmen ärmer.
Power Query ist ein unterschätztes Werkzeug, das jeder Finanzfachmann kennen und nutzen sollte. Es bietet die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben effizient und ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren. So bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Analyse der Zahlen.
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