Eingangsrechnungen digitalisieren: So haben wir den Rechnungsprozess in nur 3 Monaten transformiert
Die Digitalisierung administrativer Prozesse ist kein Selbstzweck – sie ist ein strategisches Mittel, um Effizienz, Skalierbarkeit und Transparenz zu schaffen. Besonders im Bereich des Rechnungseingangsprozesses kann ein klug gewähltes Tool nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Basis für professionelles Wachstum legen. In diesem Projektbericht zeigen wir, wie ein schnell wachsender mittelständischer Online-Händler mit rund 80 Mitarbeitenden seinen gesamten Rechnungseingang erfolgreich digitalisiert hat – mit klar definierten Zielen, strukturiertem Vorgehen und einer durchdachten Toolauswahl.
Ausgangslage: Ein funktionierender, aber nicht skalierbarer Prozess
Zum Projektstart war der Rechnungseingangsprozess vollständig manuell organisiert:
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Eingangsrechnungen kamen per E-Mail und wurden in Outlook bearbeitet.
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Für die Buchhaltung wurde DATEV verwendet.
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Die Rechnungen wurden manuell weitergeleitet, ausgedruckt, geprüft, abgestempelt und abgelegt.
Obwohl das Team effizient arbeitete und keine größeren Probleme auftraten, war klar: Dieser Prozess ist nicht für weiteres Wachstum geeignet. Die zunehmende Anzahl an Rechnungen, Mitarbeitenden und Lieferanten machte den Bedarf nach einer skalierbaren, digitalen Lösung offensichtlich.
Projektziele: Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit
Das Projekt hatte ein übergeordnetes Ziel: Den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe vollständig zu digitalisieren. Daraus ergaben sich fünf zentrale Unterziele:
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Papierverzicht – Alle Rechnungen sollten digital bearbeitet werden, um Medienbrüche zu vermeiden.
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Minimierung manueller Arbeitsschritte – Standardaufgaben wie Weiterleiten, Abstempeln und Archivieren sollten automatisiert werden.
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Transparenz im Prozess – Jede Rechnung sollte eindeutig nachvollziehbar sein, inklusive Bearbeitungsstand und Verantwortlichkeiten.
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Automatisierung des Zahlungsprozesses – Ziel war es, Zahlungen nicht mehr manuell über das Online-Banking vorzunehmen.
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Skalierbarkeit – Die Lösung sollte auch bei stark wachsender Rechnungsanzahl zuverlässig funktionieren.
Anforderungen an das neue System
Der Kunde definierte von Beginn an klare Anforderungen, um sicherzustellen, dass die Lösung zur bestehenden Infrastruktur und den internen Ressourcen passt:
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Keine externen Implementierungspartner: Die Einführung sollte intern machbar sein.
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Schnelle Implementierung: Das Tool sollte kurzfristig einsatzbereit sein.
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Standardsoftware: Keine individuelle Entwicklung, sondern ein bewährtes Produkt.
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Integration in DATEV: Für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.
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Automatisierung von Rechnungseingang und Zahlungsfreigabe.
Diese Anforderungen bildeten die Grundlage für die Toolrecherche und -bewertung.
Projektvorgehen: Von der Analyse zur Umsetzung
1. Analyse der Ausgangssituation
Zunächst wurde ein tiefes Verständnis für das Geschäftsmodell des Kunden entwickelt:
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Wer sind die Lieferanten und wie sehen deren Rechnungen aus?
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Wie viele Mitarbeitende sind im Prüfprozess involviert?
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Wie ist die Buchhaltung organisiert – intern oder extern?
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Wie ist die IT-Infrastruktur aufgebaut?
Im Anschluss wurde der bestehende Rechnungseingangsprozess dokumentiert und Schwachstellen identifiziert – u. a. manuelle Prüfprozesse, Medienbrüche und fehlende Transparenz.
2. Toolauswahl: Strukturierter Vergleich
Basierend auf den definierten Anforderungen wurde eine strukturierte Marktanalyse durchgeführt. Die wichtigsten Kriterien waren:
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OCR-Qualität (Texterkennung)
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Automatisierungsmöglichkeiten (z. B. Workflow-Freigaben)
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Integration in DATEV
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Benutzerfreundlichkeit
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Sicherheit und Stabilität des Anbieters
Engere Auswahl: Candis vs. Finway
In der engeren Auswahl standen am Ende Candis und Finway. Beide Tools boten umfangreiche Funktionen und konnten im Testbetrieb überzeugen. Die Entscheidung fiel letztlich auf Candis, da es in folgenden Punkten besonders herausstach:
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Sehr gute Usability und intuitive Benutzeroberfläche
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Schnell erlernbar – auch für nicht technikaffine Mitarbeitende
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Klare, schlanke Prozesse
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Stabiler Anbieter mit gutem Support
Moss wurde in der Analyse zwar ebenfalls berücksichtigt, schied jedoch frühzeitig aus dem Entscheidungsprozess aus, da zum Zeitpunkt der Evaluierung kein Testaccount bereitgestellt werden konnte – ein entscheidender Nachteil, da realistische Tests für dieses Projekt unverzichtbar waren.
Vorbereitung der Implementierung
Vor dem eigentlichen Rollout wurden mehrere vorbereitende Schritte durchgeführt:
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Clustering von Rechnungsszenarien: Typische Fälle wurden gruppiert (Standardlieferanten, Dienstleister, Ausland etc.)
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Stammdatenpflege: Überprüfung und Bereinigung der Kreditoren, Kostenstellen und Konten
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Definition von Workflows: Wer prüft was? Wer gibt frei? Wie laufen Eskalationen?
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Rollenverteilung: Mitarbeitende wurden früh eingebunden und geschult
Implementierung: Schritt für Schritt zum Go-Live
Die Einführung erfolgte schrittweise:
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Anlegen des Systemkontos und technischer Setup
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Einbindung der Mitarbeitenden mit klarer Rollenverteilung
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Testbetrieb mit ausgewählten Lieferanten
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Stufenweise Ausweitung auf weitere Fälle
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Schulung und „Training on the Job“
Durch diese kontrollierte Einführung konnte das Risiko minimiert und eine hohe Akzeptanz sichergestellt werden.
Dokumentation & Schulung: Nachhaltigkeit sicherstellen
Eine klare, verständliche Dokumentation und praxisnahe Schulungen sorgten dafür, dass das neue Tool im Alltag reibungslos funktionierte. Die Schulung erfolgte bewusst im laufenden Betrieb, um praxisnahe Fragen direkt zu klären. Zudem wurde ein interner Ansprechpartner benannt, der in der Anfangsphase unterstützte und Feedback sammelte.
Ergebnisse: Deutliche Effizienzgewinne & Prozesssicherheit
Die Umstellung war ein voller Erfolg:
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Über 50 % weniger manueller Aufwand im Rechnungsprozess
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Deutlich reduzierte Fehlerquote
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Vollständige Transparenz über den Status jeder Rechnung
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Schnellere Durchlaufzeiten – auch bei hoher Last
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Hohe Mitarbeiterzufriedenheit dank einfacher Bedienung
Der Rechnungseingang ist nun vollständig digital und für weiteres Wachstum vorbereitet.
Learnings aus dem Projekt
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Fokusperson ernennen – Ohne jemanden, der das Projekt konsequent treibt, verzettelt man sich leicht.
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Testaccounts sind essenziell – Nur so lassen sich Tools realitätsnah testen.
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Verbindliche Aussagen vom Anbieter dokumentieren – Besonders im Sales-Prozess, um später Missverständnisse zu vermeiden.
Bonus: Vergleichstabelle & Entscheidungshilfe
Im Laufe des Projekts haben wir eine Tabelle mit einem detaillierten Toolvergleich erstellt. Sie enthält:
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Einen strukturierten Kriterienkatalog
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Bewertung der wichtigsten Tools am Markt
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Stärken und Schwächen im direkten Vergleich
Außerdem haben wir eine Checkliste mit Fragen entwickelt, die sich jedes Unternehmen stellen sollte – denn:
Es gibt nicht das eine Tool, das für alle Unternehmen passt. Die richtige Lösung hängt immer von den individuellen Anforderungen, der internen Struktur und den bestehenden Prozessen ab.
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