Buchhaltung

Schwankende GPs in der Buchhaltung

Schwankende GPs (Gross Profits) in der Buchhaltung sind ein häufiges Problem für Unternehmen. Ein Monat läuft hervorragend, der nächste Monat zeigt plötzlich einen massiven Einbruch. Doch warum passiert das? Oft liegt die Ursache in fehlerhaften Buchungen, fehlenden Rechnungen oder einem falschen Warenbestand. In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Faktoren, die zu schwankenden GPs führen, und zeigen konkrete Lösungen auf, um die Buchhaltung zu stabilisieren.

Warum schwanken die GPs in der Buchhaltung?

Wenn der Buchhalter nach Beständen fragt und diese den Rohertrag beeinflussen sollen, klingt das zunächst merkwürdig. Tatsächlich kann der Warenbestand jedoch erhebliche Auswirkungen auf die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) haben – und genau hier liegt das Problem.

ERP-System und Buchhaltungsprozesse

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) fehlt ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), das die Buchungsvorgänge automatisch erfasst. Ohne ein solches System kommt es häufig zu Fehlern bei der Erfassung von Beständen und Rechnungen, was wiederum die GPs schwanken lässt.

3 Hauptfaktoren für schwankende GPs

1. Verbuchung der Rechnung in der richtigen Periode

Die korrekte zeitliche Zuordnung von Rechnungen ist essenziell für eine stabile Aussagekraft der Buchhaltung. Eine Rechnung muss in dem Monat verbucht werden, in dem die Ware eingelagert wurde – und nicht erst bei Zahlungseingang oder Bearbeitung.

2. Rückstellung für fehlende Rechnungen

Fehlende oder zu viel gebuchte Rechnungen sind eine der Hauptursachen für schwankende GPs. Wenn Rechnungen für einen bestimmten Monat fehlen, muss eine Rückstellung erfolgen, um die Differenz auszugleichen.

3. Richtiger Warenbestand zum Monatsende

Die Bestandsveränderung am Monatsende gibt an, ob der Bestand gestiegen oder gefallen ist. Dies beeinflusst direkt den Rohertrag.

Auswirkungen von Bestandsveränderungen

• ✓Wurde in einem Monat mehr eingekauft als verkauft → Bestandsanstieg → Höherer Ertrag
• ✓Wurde in einem Monat weniger eingekauft als verkauft → Bestandsrückgang → Höherer Aufwand

Tipps zur Stabilisierung der GPs

Häufige Fehler bei der Buchhaltung von GPs

• ✗Fehlende Rückstellungen
• ✗Rechnungen falsch oder nicht im richtigen Zeitraum verbucht
• ✗Bestandsveränderungen nicht korrekt erfasst
• ✗Bestände fehlen, werden nicht erfasst

Fazit

Schwankende GPs in der Buchhaltung sind kein Zufall – sie resultieren aus fehlerhaften Buchungen und Bestandsveränderungen. Durch ein automatisiertes ERP-System, korrekte Rechnungsverbuchungen und Rückstellungen lassen sich diese Schwankungen jedoch vermeiden. So erzielst du stabile und verlässliche Ergebnisse in deiner Buchhaltung.

  Accounting

Automatisierung in der Finanzbuchhaltung: Wie du dein Leben leichter machen kannst

Verlasse dich auf andere und du bist verlassen. So oder so ähnlich könnte das Motto vieler Finanzbuchhaltungen lauten, die auf die Unterstützung ihrer IT-Abteilungen hoffen.

In meiner beruflichen Laufbahn wurde mir eins leider erst sehr spät klar:

„Ein Buchhalter ist kein Stürmer, sondern ein Verteidiger. Wenn du bejubelt werden willst wie ein Stürmer, hättest du einen anderen Job wählen müssen.“

Wenn’s läuft, gibt’s kein Lob. Wenn’s nicht läuft, gibt’s Schelte. Also, am besten dafür sorgen, dass es läuft! Leider bedeutet das oft auch, dass wir als Finanzbuchhaltung IT-Ressourcen erst dann erhalten, wenn schon alles eskaliert ist – quasi kurz vor dem Abstieg. Oder schlimmer noch: Wir sind bereits abgestiegen und der Trainer wurde rausgeschmissen.

Sorry to say – aber leider ist die IT oft eine Sackgasse. Fragt man nach Möglichkeiten, etwas zu automatisieren oder nach schnelleren, effizienteren Lösungen, landet man oft im Niemandsland. Die Anfrage verläuft sich, und am Ende steht man wieder am Anfang – ohne sein Ziel erreicht zu haben. War leider nicht in den OKRs…

Doch was tun, wenn man nicht im Strudel des Tagesgeschäfts ertrinken möchte und gleichzeitig nicht permanent neues Personal einstellen kann? Der Fachkräftemangel ist real, und die Kosten für zusätzliches Personal steigen stetig. Oft werden Mitarbeiter eingestellt, um repetitive, manuelle Tätigkeiten zu erledigen – Aufgaben, die eigentlich durch Automatisierung viel effizienter gelöst werden könnten. Das Finanzerherz blutet, wenn man teure Ressourcen für Routinearbeiten einsetzt, die so keinen echten Mehrwert schaffen.

Die Lösung? Automatisierung!

Dieser Artikel ist keine Schritt-für-Schritt-Anleitung, sondern eine Ideensammlung. Denn es gibt viele Tools, die man selbst einsetzen kann, ohne auf externe Hilfe angewiesen zu sein. Und ja, der Weg dorthin kann sogar Spaß machen!

Was braucht man, um dies umzusetzen?

Zunächst einmal braucht man eine große Portion Neugierde und Freude daran, sich neuen Herausforderungen zu stellen und ständig Neues zu lernen. Die gute Nachricht ist: Man muss dafür kein Programmierexperte sein! Nein, um die Automatisierungstools zu nutzen, reicht ein wenig Experimentierfreude und – ganz wichtig – ein ChatGPT-Zugang. Denn auch ohne tiefes IT-Wissen kann man mit der richtigen Unterstützung erstaunlich viel erreichen.

Woher holt man sich das nötige Wissen? Ganz einfach: Die Anleitungen und Tutorials sind oft nur einen Klick entfernt. YouTube ist hier ein wahres Paradies für Lernwillige (und ja, ein YouTube Premium-Abo ist definitiv eine lohnende Investition in sich selbst – werbefreies Lernen ist einfach unschlagbar!).

Kostenfreie Tools zur Automatisierung: In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf eine Reihe von kostenfreien Tools, die u. a. im Microsoft-Universum verfügbar sind und für die Automatisierung im Finanzbereich genutzt werden können. Dazu gehören:

• ✓ Excel Power Query
• ✓ Excel VBA Programmierung
• ✓ Microsoft Power Automate
• ✓ Python
• ✓ Windows Aufgabenplaner

1. Excel Power Query: The Most underrated Tool EVER

Excel ist und bleibt das stärkste Tool in der Werkzeugbox eines Finanzers. Aber nein, wir sprechen nicht von SVERWEIS, INDEX, WENN-Formeln und PIVOT-Tabellen, sondern von Power Query. Mit Power Query kann jede wiederholende Tätigkeit in Excel auf Knopfdruck erledigt werden. Besonders in der Buchhaltung, wo es viele monatlich wiederkehrende Aufgaben gibt, ist Power Query ein unverzichtbares Werkzeug.

Anwendungsbeispiele:

Es gibt noch weitere unzählige Möglichkeiten. Man kann zum Beispiel den Monatsabschluss für ein externes Reporting weitestgehend automatisieren, was enorm viel Zeit spart und die Genauigkeit erhöht. Auch die Intercompany-Abstimmung lässt sich mit Power Query effizient erstellen und automatisieren, sodass Abstimmungsprozesse zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten schneller und fehlerfreier ablaufen. Oder das Personalkostencontrolling kann man mit Power Query easy aufsetzen und einen Ist-/Soll Vergleich erstellen. Selbst chaotische Bilanzkonten mit tausenden von Buchungen lassen sich clustern und systematisch aufräumen. Und das ist noch lange nicht alles – mit Power Query lässt sich noch vieles mehr automatisieren und optimieren, sodass man wertvolle Zeit gewinnt und die Effizienz steigert.

2. Makros und VBA: Nur was für Excel-Geeks?

Power Query ist ein großartiges Tool zur Bearbeitung, Bereinigung und Manipulation von Datensätzen und ermöglicht viele Automatisierungen. Allerdings stößt es an seine Grenzen, wenn es um spezifischere oder komplexere Aufgaben geht. Hier kommt VBA (Visual Basic for Applications) ins Spiel. Mit Makros kann man in Excel nahezu alles automatisieren – von der einfachen Datenmanipulation bis hin zur Erstellung komplexer Berichte.

Man muss kein Programmierprofi sein, um VBA zu nutzen. Dank ChatGPT kann sogar ein Anfänger einfache Makros erstellen. Die Basics müssen allerdings bekannt sein: Wo gibt man den Code ein? Wie startet man das Makro? Wie geht man damit um, wenn der Code Fehler ausgibt? ChatGPT hilft dabei, den Code zu schreiben und ihn bei Fehlermeldungen zu debuggen.

Um VBA erfolgreich anzuwenden, gibt man ChatGPT einfach eine klare Anweisung: Welche Felder enthalten welche Daten? Welche Aktionen sollen ausgeführt werden? Wo liegt die Datei und wo soll sie gespeichert werden? Danach heißt es: ausprobieren und die Ergebnisse überprüfen. Die Fehlermeldung einfach in ChatGPT kopieren – und nach der ein oder anderen Iteration sind die Probleme und Fehlermeldungen behoben.

3. Microsoft Power Automate: Der Workflow-Assistent

Microsoft Power Automate ist ein leistungsstarkes Tool, das die Automatisierung einfacher, aber zeitraubender Tätigkeiten ermöglicht. Es eignet sich besonders gut für wiederkehrende Aufgaben im Finanzbereich, die sonst manuell und zeitintensiv sind.

Darüber hinaus kann Power Automate genutzt werden, um automatisierte Erinnerungsmails zu senden oder Freigaben (Approvals) einzuholen, was den Freigabeprozess erheblich beschleunigt und sicherstellt, dass alle relevanten Parteien informiert und auf dem neuesten Stand sind. Durch die Verwendung von Power Automate können Teams einfache, aber effektive Workflows erstellen, die viele manuelle Prozesse ersetzen und so die Effizienz und Produktivität steigern.

Ein weiterer großer Vorteil von Power Automate ist seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Es ermöglicht den Nutzern, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse Workflows zu erstellen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Unternehmen können damit individuelle Automatisierungslösungen entwickeln, die genau auf ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind.

4. Python: Die neue Superkraft im Finanzbereich

Wer in der Automatisierung noch tiefer in die Trickkiste greifen möchte, kommt an Python kaum vorbei – und auch hier kann ChatGPT eine wertvolle Unterstützung bieten.

Programmierung hat mich schon immer fasziniert, aber ich war schnell davon überzeugt, dass es Jahre dauern würde, bis ich auch nur ansatzweise in der Lage wäre, das zu programmieren, was ich gerne machen würde. Komplexe Codes und allein schon Schleifen wirkten auf mich abschreckend, und der Weg zu sinnvollen Anwendungsfällen schien mir so weit entfernt – als würde ich als Hobby-Radfahrer versuchen, mit einem Tour de France-Fahrer mitzuhalten. Also hört man recht schnell wieder auf …

Doch dann kam ChatGPT ins Spiel. Mit der richtigen Unterstützung ist es überraschend einfach, sich mit Python anzufreunden. Im Grunde genommen ist es mit Python ganz ähnlich wie mit Excel VBA Programmierung: Man muss sich einmal mit dem Thema beschäftigen – etwa 2 Stunden für einen kostenlosen YouTube-Grundkurs, Python installieren, die Programmieroberfläche grob verstehen und die Grundlagen der verschiedenen Bibliotheken (Libraries) kennenlernen. Sobald die Basics sitzen, kann ChatGPT die ersten Codes schreiben.

5. Windows Aufgabenplaner

Der Windows Aufgabenplaner mag auf den ersten Blick wie ein Relikt aus längst vergangenen Zeiten wirken. Doch hinter dieser unscheinbaren Fassade verbirgt sich ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung, das in vielen modernen Workflows immer noch eine wichtige Rolle spielt. Mit dem Aufgabenplaner lassen sich Skripte, Batch-Dateien oder Programme zu festgelegten Zeiten ausführen, was besonders hilfreich ist, wenn regelmäßig wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden sollen.

Automatisierte Reports mit Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV, auch bekannt als Navision, bietet verschiedene Möglichkeiten, Berichte zu automatisieren.

Hat man die Datenbasis durch diese automatisierten Prozesse bereitgestellt, kann man mit Power Query weiterarbeiten. Power Query ermöglicht es, die Reports nach den eigenen Bedürfnissen zu bearbeiten und zu transformieren, sodass das finale Output-Format exakt den Anforderungen entspricht. So erhält man nicht nur eine effiziente und automatisierte Berichterstellung, sondern auch die Flexibilität, die Daten nach Bedarf zu analysieren und zu präsentieren.

Automatisierte Reports mit DATEV

DATEV bietet ebenfalls umfangreiche Möglichkeiten zur Automatisierung von Berichten, insbesondere durch die Verwendung von KRExport. Mit KRExport lassen sich ASCII-Exporte automatisiert generieren.

Fazit

Automatisierung ist kein Hexenwerk – es braucht nur ein wenig Zeit und Bereitschaft, sich neuen Herausforderungen zu stellen. In einer Zeit, in der Effizienz und Zeitersparnis wichtiger denn je sind, bieten Automatisierungstools wie Excel Power Query, VBA, Power Automate, Python und der Windows Aufgabenplaner eine Fülle von Möglichkeiten, den Arbeitsalltag als Finanzer deutlich zu erleichtern. Diese Tools ermöglichen es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, komplexe Datenanalysen durchzuführen und Routineprozesse mit minimalem Aufwand zu bewältigen.

Doch der wichtigste Schritt ist der erste: einfach anfangen und ausprobieren. Die Hemmschwelle, etwas Neues zu lernen, ist oft hoch – gerade, wenn es um technische Themen wie Automatisierung geht. Aber die Belohnung ist es wert: mehr Zeit für strategische Aufgaben, weniger Fehler durch manuelle Eingaben und eine deutlich gesteigerte Produktivität.

Der große Vorteil ist, dass man nicht auf externe Hilfe angewiesen ist. Mit den richtigen Ressourcen und ein wenig Unterstützung von Tools wie ChatGPT können selbst komplexe Automatisierungsprozesse in Eigenregie umgesetzt werden. Und das Beste daran? Man kann sofort loslegen. Es gibt keine langen Wartezeiten und keine aufwändigen Implementierungsprojekte – man kann einfach starten und sich selbst helfen.