Automatisierung in der Finanzbuchhaltung: Wie du dein Leben leichter machen kannst 🚀
Verlasse dich auf andere und du bist verlassen. So oder so ähnlich könnte das Motto vieler Finanzbuchhaltungen lauten, die auf die Unterstützung ihrer IT-Abteilungen hoffen.
In meiner beruflichen Laufbahn wurde mir eins leider erst sehr spät klar:
Mein letzter Chef meinte zu mir: „Ein Buchhalter ist kein Stürmer, sondern ein Verteidiger. Wenn du bejubelt werden willst wie ein Stürmer, hättest du einen anderen Job wählen müssen.“
Wenn’s läuft, gibt’s kein Lob. Wenn’s nicht läuft, gibt’s Schelte. Also, am besten dafür sorgen, dass es läuft! 🏃♂️💨 Leider bedeutet das oft auch, dass wir als Finanzbuchhaltung IT-Ressourcen erst dann erhalten, wenn schon alles eskaliert ist – quasi kurz vor dem Abstieg. Oder schlimmer noch: Wir sind bereits abgestiegen und der Trainer wurde rausgeschmissen. 🥴
Sorry to say – aber leider ist die IT oft eine Sackgasse. Fragt man nach Möglichkeiten, etwas zu automatisieren oder nach schnelleren, effizienteren Lösungen, landet man oft im Niemandsland. Die Anfrage verläuft sich, und am Ende steht man wieder am Anfang – ohne sein Ziel erreicht zu haben. ❌ War leider nicht in den OKRs…
Doch was tun, wenn man nicht im Strudel des Tagesgeschäfts ertrinken möchte und gleichzeitig nicht permanent neues Personal einstellen kann? Der Fachkräftemangel ist real, und die Kosten für zusätzliches Personal steigen stetig. 💸 Oft werden Mitarbeiter eingestellt, um repetitive, manuelle Tätigkeiten zu erledigen – Aufgaben, die eigentlich durch Automatisierung viel effizienter gelöst werden könnten. Das Finanzerherz blutet ❤️🩹, wenn man teure Ressourcen für Routinearbeiten einsetzt, die so keinen echten Mehrwert schaffen.
Die Lösung? Automatisierung! 🤖✨
Dieser Artikel ist keine Schritt-für-Schritt-Anleitung, sondern eine Ideensammlung. Denn es gibt viele Tools, die man selbst einsetzen kann, ohne auf externe Hilfe angewiesen zu sein. Und ja, der Weg dorthin kann sogar Spaß machen! 🎉
Was braucht man, um dies umzusetzen? 🤔
Zunächst einmal braucht man eine große Portion Neugierde und Freude daran, sich neuen Herausforderungen zu stellen und ständig Neues zu lernen. Die gute Nachricht ist: Man muss dafür kein Programmierexperte sein! Nein, um die Automatisierungstools zu nutzen, reicht ein wenig Experimentierfreude und – ganz wichtig – ein ChatGPT-Zugang. Denn auch ohne tiefes IT-Wissen kann man mit der richtigen Unterstützung erstaunlich viel erreichen. 🚀
Woher holt man sich das nötige Wissen? Ganz einfach: Die Anleitungen und Tutorials sind oft nur einen Klick entfernt. YouTube ist hier ein wahres Paradies für Lernwillige (und ja, ein YouTube Premium-Abo ist definitiv eine lohnende Investition in sich selbst – werbefreies Lernen ist einfach unschlagbar!).
Kostenfreie Tools zur Automatisierung: In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf eine Reihe von kostenfreien Tools, die u. a. im Microsoft-Universum verfügbar sind und für die Automatisierung im Finanzbereich genutzt werden können. Dazu gehören:
- 📊 Excel Power Query
- 🖥️ Excel VBA Programmierung
- 🛠️ Microsoft Power Automate
- 🐍 Python
- ⏰ Windows Aufgabenplaner
Was wird nicht behandelt:
Kostenpflichtige Tools und Lösungen wie UiPath, Automation Anywhere, AI Builder von Power Automate, Candis, Finway, Pleo, etc., sind nicht Teil des Artikels. Wir fokussieren uns auf die Tools, die für jeden (mit einer Office365-Lizenz zugänglich sind) und sofort genutzt werden können, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.
1. Excel Power Query: The Most underrated Tool EVER 📈
Excel ist und bleibt das stärkste Tool in der Werkzeugbox eines Finanzers. Aber nein, wir sprechen nicht von SVERWEIS, INDEX, WENN-Formeln und PIVOT-Tabellen, sondern von Power Query. Mit Power Query kann jede wiederholende Tätigkeit in Excel auf Knopfdruck erledigt werden. Besonders in der Buchhaltung, wo es viele monatlich wiederkehrende Aufgaben gibt, ist Power Query ein unverzichtbares Werkzeug.
Anwendungsbeispiele:
- 💳 PSP-Abrechnungen: Ob PayPal oder Adyen – monatliche Abrechnungen müssen oft manuell bearbeitet werden, vor allem, wenn keine technische Integration vorhanden ist oder wenn spezifische Anforderungen bestehen, wie die Erfassung von Kostenstellen oder anderen Zusatzinformationen, die über die Standardintegration hinausgehen. Insbesondere für junge Unternehmen, die kostenintensive Tools meiden möchten, aber dennoch effizient arbeiten wollen, bietet sich Power Query an. Mit Power Query lassen sich diese Dateien automatisch aufbereiten, erforderliche Zusatzdaten ergänzen und in das gewünschte Format bringen. Einmal eingerichtet, läuft alles auf Knopfdruck, und der manuelle Aufwand wird auf ein Minimum reduziert.
- 💳 Kreditkartenabrechnungen: Ähnliches Spiel – die Rohdaten sehen jeden Monat gleich aus und müssen stets in ein bestimmtes Format gebracht werden, um korrekt verbucht zu werden. Mit Power Query lässt sich diese manuelle Aufgabe in eine automatische Buchungsvorlage umwandeln. Einmal die Query eingerichtet, muss man sich in den folgenden Monaten nur noch zurücklehnen und auf den Knopf drücken – die Verarbeitung erledigt sich dann wie von selbst.
- 📉 Rückstellungsspiegel: Warum die Rückstellungen manuell buchen, wenn man mit Power Query eine Vorlage erstellen kann, die alles automatisch berechnet und verbucht?
- 🏦 Bankkonten: Oft gibt es keine API für den Kontoauszugsabruf, insbesondere bei Auslandsbanken oder neuen Bankkonten, bei denen die Anbindung ans Buchhaltungssystem noch nicht funktioniert. In solchen Fällen braucht man eine interimistische Lösung, da die manuelle Erfassung der Kontoauszüge extrem zeitaufwendig wäre. Mit Power Query kann man CSV-Dateien schnell ins gewünschte Format bringen und so den Buchungsvorgang erheblich beschleunigen. Einmal eingerichtet, spart diese Methode enorm viel Zeit und reduziert den manuellen Aufwand auf ein Minimum.
Es gibt noch weitere unzählige Möglichkeiten. Man kann zum Beispiel den Monatsabschluss für ein externes Reporting weitestgehend automatisieren, was enorm viel Zeit spart und die Genauigkeit erhöht. Auch die Intercompany-Abstimmung lässt sich mit Power Query effizient erstellen und automatisieren, sodass Abstimmungsprozesse zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten schneller und fehlerfreier ablaufen. Oder das Personalkostencontrolling kann man mit Power Query easy aufsetzen und einen Ist-/Soll Vergleich erstellen. Selbst chaotische Bilanzkonten mit tausenden von Buchungen lassen sich clustern und systematisch aufräumen. Und das ist noch lange nicht alles – mit Power Query lässt sich noch vieles mehr automatisieren und optimieren, sodass man wertvolle Zeit gewinnt und die Effizienz steigert.
2. Makros und VBA: Nur was für Excel-Geeks? 👩💻👨💻
Power Query ist ein großartiges Tool zur Bearbeitung, Bereinigung und Manipulation von Datensätzen und ermöglicht viele Automatisierungen. Allerdings stößt es an seine Grenzen, wenn es um spezifischere oder komplexere Aufgaben geht. Hier kommt VBA (Visual Basic for Applications) ins Spiel. Mit Makros kann man in Excel nahezu alles automatisieren – von der einfachen Datenmanipulation bis hin zur Erstellung komplexer Berichte.
Man muss kein Programmierprofi sein, um VBA zu nutzen. Dank ChatGPT kann sogar ein Anfänger einfache Makros erstellen. Die Basics müssen allerdings bekannt sein: Wo gibt man den Code ein? Wie startet man das Makro? Wie geht man damit um, wenn der Code Fehler ausgibt? ChatGPT hilft dabei, den Code zu schreiben und ihn bei Fehlermeldungen zu debuggen.
Um VBA erfolgreich anzuwenden, gibt man ChatGPT einfach eine klare Anweisung: Welche Felder enthalten welche Daten? Welche Aktionen sollen ausgeführt werden? Wo liegt die Datei und wo soll sie gespeichert werden? Danach heißt es: ausprobieren und die Ergebnisse überprüfen. Die Fehlermeldung einfach in ChatGPT kopieren – und nach der ein oder anderen Iteration sind die Probleme und Fehlermeldungen behoben.
Probieren geht über Studieren. Einfach ausprobieren und loslegen – man kann nichts kaputt machen :) 🚀
3. Microsoft Power Automate: Der Workflow-Assistent 🤖
Microsoft Power Automate ist ein leistungsstarkes Tool, das die Automatisierung einfacher, aber zeitraubender Tätigkeiten ermöglicht. Es eignet sich besonders gut für wiederkehrende Aufgaben im Finanzbereich, die sonst manuell und zeitintensiv sind.
Ein typisches Beispiel dafür ist die Monatsabschlussplanung: Anstatt die Aufgaben der Teammitglieder jeden Monat manuell im Microsoft Planner zu erstellen, kann Power Automate diese Aufgaben automatisch generieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf. 📅
Darüber hinaus kann Power Automate genutzt werden, um automatisierte Erinnerungsmails zu senden oder Freigaben (Approvals) einzuholen, was den Freigabeprozess erheblich beschleunigt und sicherstellt, dass alle relevanten Parteien informiert und auf dem neuesten Stand sind. 📬 Durch die Verwendung von Power Automate können Teams einfache, aber effektive Workflows erstellen, die viele manuelle Prozesse ersetzen und so die Effizienz und Produktivität steigern.
Ein weiterer großer Vorteil von Power Automate ist seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Es ermöglicht den Nutzern, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse Workflows zu erstellen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Unternehmen können damit individuelle Automatisierungslösungen entwickeln, die genau auf ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind.
4. Python: Die neue Superkraft im Finanzbereich 🦸♂️🐍
Wer in der Automatisierung noch tiefer in die Trickkiste greifen möchte, kommt an Python kaum vorbei – und auch hier kann ChatGPT eine wertvolle Unterstützung bieten.
Programmierung hat mich schon immer fasziniert, aber ich war schnell davon überzeugt, dass es Jahre dauern würde, bis ich auch nur ansatzweise in der Lage wäre, das zu programmieren, was ich gerne machen würde. Komplexe Codes und allein schon Schleifen wirkten auf mich abschreckend, und der Weg zu sinnvollen Anwendungsfällen schien mir so weit entfernt – als würde ich als Hobby-Radfahrer versuchen, mit einem Tour de France-Fahrer mitzuhalten. Also hört man recht schnell wieder auf … 🙈
Doch dann kam ChatGPT ins Spiel. Mit der richtigen Unterstützung ist es überraschend einfach, sich mit Python anzufreunden. Im Grunde genommen ist es mit Python ganz ähnlich wie mit Excel VBA Programmierung: Man muss sich einmal mit dem Thema beschäftigen – etwa 2 Stunden für einen kostenlosen YouTube-Grundkurs, Python installieren, die Programmieroberfläche grob verstehen und die Grundlagen der verschiedenen Bibliotheken (Libraries) kennenlernen. Sobald die Basics sitzen, kann ChatGPT die ersten Codes schreiben.
Und auf einmal öffnen sich Möglichkeiten – ein ganzes Universum, von dem man immer geträumt hat 🙂🌌
5. Windows Aufgabenplaner ⏳
Der Windows Aufgabenplaner mag auf den ersten Blick wie ein Relikt aus längst vergangenen Zeiten wirken. Doch hinter dieser unscheinbaren Fassade verbirgt sich ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung, das in vielen modernen Workflows immer noch eine wichtige Rolle spielt. Mit dem Aufgabenplaner lassen sich Skripte, Batch-Dateien oder Programme zu festgelegten Zeiten ausführen, was besonders hilfreich ist, wenn regelmäßig wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden sollen. ⏰
Ein besonders nützlicher Anwendungsfall für den Aufgabenplaner ist die Automatisierung von Prozessen in Kombination mit Python. So kann man beispielsweise aus einem Python-Skript eine ausführbare Datei (EXE) erstellen – auch hierzu gibt es zahlreiche YouTube-Tutorials, die einen schnellen Einstieg ermöglichen. Diese EXE-Datei kann dann über den Windows Aufgabenplaner zu genau definierten Zeiten ausgeführt werden, sei es täglich, wöchentlich oder monatlich. Morgens, mittags oder abends – der Aufgabenplaner arbeitet zuverlässig im Hintergrund und nimmt einem lästige Routinearbeiten ab. 💪
Automatisierte Reports mit Microsoft Dynamics NAV 📊
Microsoft Dynamics NAV, auch bekannt als Navision, bietet verschiedene Möglichkeiten, Berichte zu automatisieren. Eine Möglichkeit ist die Terminierung und automatische Ablage von Standardberichten. Dies bedeutet, dass regelmäßig benötigte Berichte zu festgelegten Zeiten automatisch erstellt und an einem definierten Speicherort abgelegt werden können. So spart man sich die manuelle Erstellung und Ablage, was besonders in stressigen Monatsabschlussphasen sehr hilfreich sein kann.
Eine zweite Möglichkeit ist die Nutzung von sogenannten Cubes (NCC Cubes). Wenn diese Funktion in Navision verfügbar ist, kann man die Cubes terminieren lassen – das bedeutet, die Daten werden automatisch aggregiert und gespeichert, sodass sie jederzeit für Auswertungen bereitstehen. Über die entsprechenden Einstellungen im Cube-Management kann man genau definieren, welche Daten wie zusammengefasst werden sollen und wann die Aktualisierung erfolgen soll.
Hat man die Datenbasis durch diese automatisierten Prozesse bereitgestellt, kann man mit Power Query weiterarbeiten. Power Query ermöglicht es, die Reports nach den eigenen Bedürfnissen zu bearbeiten und zu transformieren, sodass das finale Output-Format exakt den Anforderungen entspricht. So erhält man nicht nur eine effiziente und automatisierte Berichterstellung, sondern auch die Flexibilität, die Daten nach Bedarf zu analysieren und zu präsentieren.
Automatisierte Reports mit DATEV 🗃️
DATEV bietet ebenfalls umfangreiche Möglichkeiten zur Automatisierung von Berichten, insbesondere durch die Verwendung von KRExport. Mit KRExport lassen sich ASCII-Exporte automatisiert generieren. 📂
Um diese Automatisierung zu realisieren, benötigt man eine Batchdatei, die die Exporte entsprechend vorbereitet und steuert. Diese Batchdatei kann dann mit Hilfe des Windows Aufgabenplaners zu festgelegten Zeiten ausgeführt werden. Dadurch lassen sich regelmäßige Exporte automatisch durchführen, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. So können beispielsweise alle relevanten Datensätze für verschiedene Mandanten oder für mehrere Jahre gleichzeitig exportiert werden – ein wahrer Traum für alle, die repetitive Aufgaben hassen! 🎉
Die Erstellung einer solchen Batchdatei ist unkompliziert, und mit der passenden Anleitung wird der Prozess noch einfacher. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Nutzung dieser Batchdatei bietet DATEV in der Dokumentation unter der Nummer 1021145. Diese Anleitung erklärt genau, wie die Exporte eingerichtet werden und welche Parameter gesetzt werden müssen, um den gewünschten Output zu erzielen. 📑
Fazit
Automatisierung ist kein Hexenwerk – es braucht nur ein wenig Zeit und Bereitschaft, sich neuen Herausforderungen zu stellen. In einer Zeit, in der Effizienz und Zeitersparnis wichtiger denn je sind, bieten Automatisierungstools wie Excel Power Query, VBA, Power Automate, Python und der Windows Aufgabenplaner eine Fülle von Möglichkeiten, den Arbeitsalltag als Finanzer deutlich zu erleichtern. Diese Tools ermöglichen es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, komplexe Datenanalysen durchzuführen und Routineprozesse mit minimalem Aufwand zu bewältigen. ⚙️
Doch der wichtigste Schritt ist der erste: einfach anfangen und ausprobieren. Die Hemmschwelle, etwas Neues zu lernen, ist oft hoch – gerade, wenn es um technische Themen wie Automatisierung geht. Aber die Belohnung ist es wert: mehr Zeit für strategische Aufgaben, weniger Fehler durch manuelle Eingaben und eine deutlich gesteigerte Produktivität. 🏆
Der große Vorteil ist, dass man nicht auf externe Hilfe angewiesen ist. Mit den richtigen Ressourcen und ein wenig Unterstützung von Tools wie ChatGPT können selbst komplexe Automatisierungsprozesse in Eigenregie umgesetzt werden. Und das Beste daran? Man kann sofort loslegen. Es gibt keine langen Wartezeiten und keine aufwändigen Implementierungsprojekte – man kann einfach starten und sich selbst helfen. 🛠️💪
Die digitale Transformation fängt nicht nur bei großen Projekten an, sondern kann bei den kleinen, aber wirkungsvollen Veränderungen im Alltag starten. 🌍
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